Você sabe o que são as Regras de Negócio e como aplicá-las em uma empresa?

As Regras de Negócio são responsáveis por padronizar inúmeros processos internos e externos de uma empresa, alinhando as atividades com os seus valores organizacionais e otimizando resultados a partir da economia de recursos e da correção de erros comuns em projetos de produtos e serviços.

Além disso, elas devem estar de acordo com o planejamento estratégico de uma corporação e, quando possível, até redigidas em conjunto com as estratégias e KPIs. As Regras de Negócio se mostram essenciais para que os processos se tornem cada vez mais eficientes e com menor incidência de erros e desperdício de tempo e de recursos.

Dessa forma, as Regras de Negócio devem ser documentadas e revisadas constantemente, de acordo com as necessidades do setor para as atividades realizadas. Neste artigo, podemos ajudar você a escrever Regras de Negócio para uma empresa, a partir dos seguintes tópicos:

• O que são Regras de Negócio?
• Exemplos de Regras de Negócio?
• Importância das Regras de Negócio
• Benefícios das Regras de Negócio
• Como aplicar as Regras de Negócio na prática?

Boa leitura!

O que são Regras de Negócio?

As Regras de Negócio são um conjunto de orientações e proibições responsáveis pelas operações de funcionamento de uma empresa. Geralmente, elas são apresentadas em um manual de boas condutas ou em documentos compartilhados, mas podem estar automatizadas dependendo da necessidade.

Nesses casos, motores de regras ou softwares de Business Rules Management Systems - BRMS (Sistemas de Gerenciamento de Regras de Negócio) são aplicados à Gestão de Processos (BPM) para realizar essa automação. Algumas validações e consultas de dados podem utilizá-los para simplificar esse processo e garantir a qualidade do que foi escrito.

A utilização desses motores é responsável por democratizar a manipulação de dados para colaboradores da equipe que não sejam desenvolvedores ou especializados em programação. Dessa forma, eles podem desenvolver e testar regras usando lógica similar à da programação, de forma mais eficiente.

Assim, uma corporação é composta por processos compostos por grupos de atividades relacionadas entre si. Dentro dessas ações, regras são estabelecidas para que operações sejam realizadas e gerenciadas, respeitando as políticas e os valores da instituição.

Algumas características das Regras de Negócio são:

• Terem apenas uma função;
• Serem indivisíveis;
• Serem completas;
• Serem mensuráveis;
• Serem rastreáveis;
• Respeitarem a legislação;
• Estarem atualizadas e em constante revisão;
• Serem compreensíveis para os colaboradores.

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Exemplos de Regras de Negócio?

Um exemplo de Regra de Negócio está diretamente relacionado à sua operação de negócio, à tomada de decisões, ao uso de dados dos processos, aos procedimentos e políticas, às regras financeiras, entre outros.

Confira a seguir alguns exemplos práticos:

• Em agências bancárias, clientes com faturamento mensal de mais de R$ 25 mil e CPF sem restrições, terão atendimento Premium;
• Em caixas eletrônicos, clientes podem sacar dinheiro em sua conta até atingir o total diário de R$ 500; 
• Na criação de senhas em uma rede social, a escolha deve apresentar, no mínimo, seis caracteres, entre números, letras e símbolos, para o cadastro ser aceito;
• No aluguel de um carro por uma empresa, o interessado deve apresentar carteira de motorista válida, para ser aprovado;
• Em uma escola, a realização da matrícula online deve ser aprovada caso o número de alunos na turma desejada seja inferior a 30;
• Para aprovar uma licitação, serão realizados três orçamentos e o de menor preço final será o escolhido;
• Em um processo seletivo de emprego, o candidato só pode ser aprovado se tiver mais de 5 anos de experiência na área;
• Em um cadastro pela internet, a sua finalização só pode ser completa se todos os dados solicitados forem inseridos e validados.

É perceptível a presença de duas variantes em uma regra de negócio: uma condição e uma ação. Em algumas delas, haverá ramificações quando a condição não for respeitada, inclusive pode gerar outras regras de negócio. Em seguida, os requisitos traduzem o que deve ser feito caso a condição seja respeitada.

Importância das Regras de Negócio

As Regras de Negócio são importantes para gerenciar uma empresa e definir as atividades a serem realizadas. Assim, elas padronizam e agilizam os processos, principalmente a partir de sua automação, economizando tempo de operação e reduzindo a taxa de erros humanos. Isso contribui para menor desperdício de recursos e para melhoria contínua.

Elas contribuem para a consistência do negócio, a partir da garantia da execução e da entrega de projetos de acordo com critérios específicos. Isso é fundamental quando o produto ou serviço oferecido pela empresa envolva compliance com relação a regras externas, por exemplo legislações e regulamentações governamentais.

Além de aperfeiçoar a eficiência dos processos, ela auxilia em seu controle, permitindo que as falhas sejam rapidamente detectadas e corrigidas. Por isso, auxiliam no cumprimento de um planejamento estratégico já estabelecido anteriormente e na tomada de decisões relacionadas a essas atividades.

Benefícios das Regras de Negócio

As Regras de Negócio são responsáveis por documentar os processos ideais a serem realizados por uma empresa em questão. Confira a seguir algumas vantagens de estabelecê-las:

Permitem a melhoria contínua dos processos

As Regras podem potencializar os resultados da empresa, a partir do aperfeiçoamento dos processos que resultam na redução de custos e de erros nas ações realizadas. Isso é vantajoso porque gera mais valor ao cliente, já que o produto oferecido traz o máximo possível de qualidade para as condições estabelecidas.

Aperfeiçoam a comunicação no fluxo de trabalho

O estabelecimento dessas Regras tornam a comunicação mais assertiva entre os colaboradores da empresa e os stakeholders, que vão desde fornecedores até possíveis consumidores. A transmissão de informações sobre o produto se torna mais clara, evitando possíveis erros de utilização e economizando tempo e recursos de retrabalho.

Facilitam a compreensão dos processos por desenvolvedores

No caso do desenvolvimento de software por terceiros, conhecer o produto ou o serviço da empresa contratante é importante para que não haja erros nas informações. As Regras de Negócio contribuem para entender a essência dos processos e como eles podem ser otimizados com a tecnologia.

Contribuem para o entendimento dos processos dentro da empresa

A regra de negócio pode funcionar como documentação das ações realizadas na organização, dando visibilidade aos processos. Além de difundir essas regras tão importantes para a empresa, estabelece-las fortalece a cultura organizacional, já que as pessoas envolvidas passam a conhecer melhor o produto e enganá-lo.

Confira a seguir como aplicar as Regras de Negócio em uma empresa!

Como aplicar as Regras de Negócio na prática?

O ideal é definir as Regras de Negócio em conjunto com o Planejamento Estratégico da empresa, para que todas as suas ações estejam alinhadas aos valores e à identidade organizacional, assim como as suas restrições e condições.

Da mesma forma, essas Regras de Negócio devem ser revisadas constantemente para que elas sempre estejam em consonância com a estratégia e com os indicadores de qualidade, certificando que elas estejam sendo cumpridas corretamente ou se possuem alguma ambiguidade.

Em sua estrutura, elas devem ser escritas de maneira objetiva e clara, com vocabulário simples e codificadas em linguagem de programação. Em seu registro, deve ser apresentado um número como código, a sua descrição, datas de criação e revisão e autoria. Os procedimentos para cada atividade podem ser descritos minuciosamente.

Além disso, elas também devem ter somente uma função e serem descritas de maneira completa - com início, meio e fim, seguindo uma lógica. Em sistemas de informação, elas podem ser descritas e apresentadas de maneira mais complexa, mas devem ser compreensíveis por qualquer pessoa que esteja envolvida nos processos.

As Regras de Negócio podem ser registradas em uma planilha, em um documento online, por meio de cartões gerenciadores como o Trello e até mesmo em plataformas voltadas para tal. Com isso, o controle do fluxo de tarefas se torna muito mais simples e contribui na tomada de decisões assertivas sobre os processos.

Desenvolvimento de Softwares

As Regras de Negócio podem ser aplicadas à tecnologia, por meio do desenvolvimento de software para atender requisitos solicitados e personalizados por empresas. Alguns exemplos desses tipos de programas na prática são para controle de estoque, emissão de pedidos e gestão das finanças da organização.

Os processos só são regularizados nessas plataformas caso as condições sejam estabelecidas. Essas ações são feitas, planejadas e automatizadas por meio de linguagens de programação dentro do software. Assim como nas Regras de Negócio tradicionais, esse software deve estar sempre sendo revisado e atualizado de acordo com as mudanças.

Dessa forma, o passo a passo para esse desenvolvimento deve começar com a definição dos requisitos para o sistema - com base nas Regras de Negócio já estabelecidas - e das regras que devem ser obedecidas durante o seu funcionamento. É fundamental alinhar esses pontos com quem trabalha no setor de atuação desse programa.

Em seguida, o software deve seguir a ordem do fluxo de trabalho estabelecido para a atividade e será testado para atender as necessidades ou realizar as mudanças necessárias para atendê-las.

Realizar essa automatização é responsável por uma redução de custos para a empresa, já que evita retrabalhos (tempo é dinheiro, lembre-se disso) e possíveis multas por infringir regulamentações ou perder prazos de pagamento, impactando de maneira positiva as finanças da empresa.

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