Por que implementar o Lean Office em sua empresa? Veja as vantagens!

Diminuir desperdícios, é quase sempre sinônimo de poupar dinheiro e por isso existem várias metodologias que podem ser aplicadas para eliminar ou diminuir os desperdícios.

A filosofia lean e o seis sigma quando unidas podem trazer resultados ainda mais exponenciais em redução de custos, produtividade e qualidade.

Nesse artigo, iremos te mostrar as vantagens do Lean Office, que  pode ser um grande aliado na eliminação de desperdícios em processos administrativos e no alcance da melhoria contínua.

O conceito de Lean Office é derivado da metodologia Lean Manufacturing (antes conhecido como Sistema Toyota de Produção), porém voltado para os setores não fabris, ou seja, você pode aplicar o Lean Office em sua loja, escritório, RH,  áreas administrativas, além de diversas outras possibilidades.

Mas quais são as reais vantagens de aplicar o Lean Office? Descubra informações sobre isso e muito mais acompanhando pelos tópicos:

• Quais vantagens de aplicar o Lean Office?
• Lean Office em casa?
• Se torne um especialista!

Quais vantagens de aplicar o Lean Office?

Eliminar desperdícios já gera vantagens gigantes, tanto em produtividade quanto em redução de custos. Mas, muito além disso, existem vantagens que muitas vezes não são tão óbvias assim. Por isso, vamos te mostrar algumas outras diversas vantagens de implementar o Lean Office, seja na sua empresa, escritório, loja, RH e até em casa!

São elas:

• Cultura empresarial:se cria na empresa uma nova cultura organizacional, totalmente focada na eficiência e produtividade das ações desenvolvidas; 
• Tempo: diminuição considerável do tempo gasto na execução de atividades;
• Menos trabalho acumulado: a redução do trabalho acumulado se dá pela maior organização e foco em não interferir no fluxo contínuo do trabalho, evitando deixar estoques de pilhas de papel e caixas de email lotadas;
• Reorganização do ambiente: reorganizando o ambiente de trabalho para evitar movimentação desnecessária dos trabalhadores. Por exemplo: equipamentos de uso comum no meio do ambiente, como impressoras e copiadoras, para evitar que alguns colaboradores tenham que se movimentar por todo escritório ;
• Redução de etapas: com o mapa de fluxo é possível detectar etapas que não são necessárias e estão incluídas no processo, podendo eliminá-las;
• Engajamento: a nova cultura organizacional e a participação dos colaboradores na organização, farão com que eles fiquem mais engajados por participarem ativamente das mudanças;
• Divisão balanceada das tarefas: com a nova organização e eliminação de etapas do fluxo que não geravam valor, os responsáveis por essas etapas podem assumir novas etapas e processos, sem o acúmulo de trabalho para alguns;
• Maior controle das atividades: por demandar maior integração entre os setores, para evitar que ocorra espera de demandas, eles devem estar em constante alinhamento e comunicação, fazendo com que todos tenham consciência do que está sendo realizado;
• Melhor sistemática para detecção de problemas: com a maior integração de todos os setores e maior organização do fluxo, é possível detectar falhas ou atrasos nas atividades com mais facilidade;
• Maior produtividade: os funcionários devem conhecer o impacto de sua atividade no fluxo contínuo do trabalho, assim ficarão motivados a não interferir a fluidez e garantirem bons resultados;
• Padronização dos processos: quando os processos são padronizados a convergência de informações não ocorre com tanta frequência e poupa inúmeros gastos de retrabalho;
• Maior assertividade: com a padronização e integração a assertividade das atividades realizadas aumenta muito, evitando erros e retrabalho.

Além dessas, existem inúmeras outras que podem ser desenvolvidas no sonho do escritório enxuto. Mas já imaginou conseguir essas mesmas vantagens em casa? Por isso, separamos para você uma planilha para ajudar a montar seu cronograma no home office. Um passo essencial para organização e adoção de novas rotinas e metodologias.

Que o Lean Manufacturing é uma metodologia que visa diminuir desperdícios enquanto aumenta qualidade e produtividade você já sabia. Mas você já se questionou do que adianta ter uma linha de produção enxuta, que produz com o mínimo de desperdício, se as ordens de serviço demoram a chegar devido à burocracia?

Pensando nisso, é importante fazer uso de uma metodologia chamada de Lean Office. Que possibilita estar atento não somente a produção, mas também ao escritório , que é cérebro da empresa!

Por esse motivo, no curso de Lean Office, iremos te mostrar como você pode transformar a área administrativa do seu negócio por meio da padronização de atividades, automatização de tarefas manuais e até mesmo reorganização do layout, tornando-a mais produtiva e eficiente.

Portanto, se você pretende melhorar, cada dia mais a produtividade da sua empresa, se inscreva agora mesmo no curso de Lean Office!

Agora veja como otimizar seu trabalho home office com a aplicação do Lean Office.

Lean Office em casa?

Com o crescimento gigantesco da modalidade home office durante a pandemia, o Lean Office surge como uma grande ferramenta capaz de conciliar o trabalho do ambiente administrativo e o de casa, aumentando a produtividade de onde quer que você esteja.

Para aplicar o Lean Office em seu trabalho em casa, primeiro é preciso identificar como a sua atividade agrega valor às entregas realizadas. E assim mapear o fluxo de valor - todas atividades do processo de entrega - e identificar quais setores dependem da sua atividade e de quais você depende.

Assim é possível gerar uma maior interação entre os setores, manter o fluxo de trabalho contínuo, e saber a quem recorrer ou solicitar demandas em caso de atrasos.

Para manter o fluxo do seu trabalho contínuo também é extremamente importante identificar quais são os desperdícios que te afetam no home office, para tentar exterminá-los ou pelo menos mitigá-los. Para te ajudar a identificar vamos dar exemplos de alguns:

• Processamento impróprio: má gestão do tempo; procrastinação; distrações; tempo gasto em redes sociais;  
• Excesso de produção: muitas reuniões por vídeo; muitos relatórios a fazer;
• Estoque: caixa de email lotada; acúmulo de trabalho; 
• Transporte: ir até outro local para se conectar na internet; mudar o notebook de cômodo para pegar uma internet melhor ou para ter um fundo melhor em reuniões;
• Movimentos desnecessários: levantando muito da cadeira sem necessidade; má ergonomia;
• Defeitos e retrabalho: sem padronização, as entregas passam por muitas correções até estar pronto realmente;
• Espera: não conseguir realizar a tarefa por depender de outra pessoa/equipe; esperar um email; atrasos em reuniões;
• Conhecimento: precisa de alguma informação mas não tem onde conseguir nem a quem recorrer.

Ao identificar esses desperdícios é essencial gerar planos de ação para evitá-los, aumentando cada vez mais sua produtividade.

Agora que você conhece mais vantagens que a adoção do Lean Office traz para você, continue acompanhando o blog da Voitto para mais conteúdos exclusivos que podem te auxiliar a alcançar a excelência.

Se torne um especialista!

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Para alcançar patamar profissional, nós oferecemos para você a Formação Especialista Lean. Com a nossa formação, você será capaz de dominar todas as ferramentas de controle de desperdícios nas empresas, aumentando a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviços ofertados.

O pacote contempla Fundamentos Lean, 5S, Mapeamento de Fluxo de Valor, Kaizen e Manutenção Produtiva Total, que fornecerão todo o conhecimento necessário para que você aplique o Lean em qualquer área, da manufatura ao escritório!

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