A importância da análise de riscos em projetos Seis Sigma

Imagine o seguinte cenário: o projeto está fluindo, as coisas dando certo, equipe engajada, quando de repente tudo desanda. Você percebe que o retorno do projeto não vai ser o suficiente para cobrir o investimento feito. E agora?

Tenho certeza absoluta que você não ia querer se ver nessa situação, certo? É exatamente por isso que nesse artigo vou te mostrar como fazer uma boa análise de risco do seu projeto Lean Seis Sigma!

Abordaremos assuntos que serão de extrema importância quando você for executar seu projeto, e são eles:

• Planejar o gerenciamento dos riscos;
• Identificar os riscos;
• Realizar a análise quantitativa e qualitativa dos riscos;
• Planejar resposta aos riscos;
• Monitorar e controlar os riscos.

Agora que você já sabe o assunto desse artigo, vamos começar?

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1 - Planejar o gerenciamento dos riscos

Para começarmos, vamos definir que riscos serão as incertezas, as questões, os imprevistos que podem acontecer ao longo do projeto.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, riscos também pode ser para o lado positivo. Afinal, o risco pode ser uma ameaça, quando é referente a prejudicar o processo, ou ser uma oportunidade, vindo a superar as expectativas!

E para garantir que os resultados serão bons, você deve estar preparado para tudo isso. É exatamente disso que se trata esse gerenciamento!

É você pensar previamente que imprevistos irão acontecer, e tentar se adiantar em relação a eles. É refletir da seguinte maneira: O que pode dar errado? Quais problemas podem surgir ao longo do projeto? Quais variáveis podem sair do meu controle?

Se você elaborar respostas para cada uma dessas perguntas, certamente irá ter soluções rápidas para qualquer empecilho que possa prejudicar o andamento do processo!

2 - Identificar os riscos

Ao fazer os questionamentos acima, você chegará no momento de identificar os potencias riscos do seu processo.

Você pode se deparar com inúmeras situações, e listamos algumas mais comuns para exemplificar esse assunto:

• Material humano: aqui o conceito é simples. Durante o projeto, você pode perceber que precisaria de mais pessoas na equipe, que está faltando comprometimento, dedicação de um tempo exclusivo para o projeto, etc. Esses fatores podem pesar bastante, atrapalhando o resultado final do processo.
• Recurso material: falta de recurso material pode atrasar o andamento do projeto, pois muitos processos dependem desses materiais para dar continuidade.
• Custo: esse é um ponto perigoso. Durante a execução do projeto pode ocorrer de você se deparar com a falta de recurso financeiro. Talvez o plano de melhoria elaborado requer um investimento maior do que o esperado, ou o projeto não traz um retorno que justifica sua execução.

Essa identificação pode ser feita de várias formas, como por exemplo, reuniões de equipe. Juntamente com essa equipe de projetos, podemos fazer um Brainstorming ou desenhar uma análise SWOT.

• Brainstorming: técnica de debate em equipe por meio da contribuição instantânea de cada um sobre o tema proposto. Trazendo para o nosso tema, nada mais é do que reunir sua equipe e fazer com que todos opinem sobre o que consideram ser um risco para o projeto.
• SWOT: de forma bem simples, refere-se a, juntamente com o grupo, definir quais são as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças que envolvem seu projeto.

E agora? Esses riscos existem e você aprendeu a identificá-los, mas o que fazer? Fique calmo! Mostraremos a você como lidar com tudo isso, basta continuar lendo!

3 - Fazer a análise dos riscos

Nessa etapa você vai estudar cada um dos riscos identificados, e dar prioridade para os que mais interferem no seu processo.

Esse estudo será feito de duas maneiras, ou seja, qualitativamente e quantitativamente. Vamos aprender mais sobre essas duas formas de analisar nosso processo?

Qualitativamente

Nesse momento você vai identificar quais riscos são mais críticos ou mais urgentes de serem tratados, e quais riscos são menos urgentes, menos críticos ou menos impactantes.

As principais ferramentas para a realização dessa análise são: Matriz Probabilidade x Impacto e Estrutura Analítica dos Riscos. No entanto, além delas, podem ser consultados projetos semelhantes já concluídos.

Quantitativamente

É a análise numérica dos riscos do projeto. Nesse processo são analisados os riscos que foram priorizados na análise qualitativa.

Uma ferramenta que pode ser utilizada é a análise de cenários. Essa técnica considera valores para custos ou prazo, por exemplo, no cenário otimista, pessimista e mais provável.

4 - Planejar resposta ao riscos

Após a identificação e a análise, deve ser feita uma lista com o registro dos riscos identificados. A lista deve conter também a causa e o impacto de cada um. Em seguida, devem ser planejadas respostas potenciais para cada risco identificado.

Essas respostas devem ser adequadas à relevância do risco, ter eficácia de custos para atender ao desafio, serem realistas dentro do contexto do projeto, acordadas por todas as partes envolvidas e ter um responsável designado.

Lembra que eu te falei que risco pode ser tanto negativo como positivo? Pois é! Nessa etapa você deve diferenciar as ações tomadas em relação a cada caso, definindo quais serão adotadas para os riscos prejudiciais e outras para as oportunidades!

Como visto, nem sempre poderemos eliminar uma ameaça e, muitas vezes, nem mesmo poderemos mitigá-la. Às vezes é necessário aceitar os riscos e lidar com eles no decorrer do processo.

5 - Monitorar e controlar os riscos

Nesse momento, você já gerenciou, identificou, analisou e elaborou um plano de ação para cada risco. Então, só resta monitorar e controlar.

Monitorar para ver se o resultado que você esperava com cada ação definida, cada forma de tratamento escolhida foi alcançado, se está dentro do esperado ou se não ocorreu como planejado.

Caso esteja fora do esperado, é preciso analisar se existe como entrar com alguma ação corretiva ou se é possível controlar ou não esse risco, fazendo os ajustes possíveis caso necessário.

Prevenir é melhor do que remediar!

Você com certeza já viu esse ditado, e agora mais do que nunca entende seu real significado! Um erro num projeto Seis Sigma pode representar perda na casa dos milhões dependendo do processo que você estiver lidando.

Por isso, seja sempre cuidadoso, siga os passos ensinados acima e faça uma análise bem feita sobre todos os riscos que envolvam seu projeto. Imprevistos podem surgir e, por isso, você deve sempre procurar se adiantar em relação a eles!

Aprenda cada vez mais!

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