O que é Benchmarking? Aprenda como encontrar lacunas de melhorias dentro da sua empresa!

Já sentiu falta de um ponto de referência para usar de base em um comparativo para saber como está o desempenho da sua empresa em relação às demais? Então, isso é o benchmarking.

Sendo de enorme importância para as práticas empresariais, o processo de benchmarking já se tornou uma regra absoluta para quem almeja o topo do seu ramo de negócio.

Se você tem interesse em utilizar essa técnica de gestão e não sabe por onde começar, este artigo é para você. Nele, você verá:

• O que é Benchmarking?
• Qual a importância do Benchmarking?
• Tipos de Benchmarking
• Como fazer Benchmarking?
• Como usar o Benchmarking para traçar metas?

O que é Benchmarking?

Benchmarking é o processo de medir, comparar seus produtos, processos e métodos aos das empresas consideradas as melhores do ramo. A grande questão em se fazer um benchmarking é encontrar oportunidades de melhoria.

Ou seja, é um recurso muito utilizado no meio corporativo para observar as lacunas de performance de diversas áreas da empresa e definir metas de melhoria de resultados, otimizando suas vendas.

No Lean Seis Sigma, podemos utilizar o benchmarking na etapa "Definição" do método DMAIC para ajudar a definir o tema do projeto e a meta de acordo com a lacuna de performance.

O benchmarking pode ser utilizado tanto internamente quanto externamente, de forma a manter todos os aspectos da empresa em constante evolução.

Como mencionado anteriormente, o método DMAIC está diretamente relacionado com o benchmarking. Diante disso, eu tenho uma pergunta para lhe fazer

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Qual a importância do Benchmarking?

Como pudemos ver até o momento, o benchmarking é uma poderosa ferramenta de gestão. Com ela, ao observar as demais empresas do mercado, é possível identificar possibilidades de melhorias dentro do seu próprio empreendimento.

Dessa forma, é possível aprender com os erros e com os acertos dos outros players do mercado.

Não se engane, ao pensar que o benchmarking é uma ferramenta útil apenas para as grandes empresas. Ele pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio, independente do tamanho e da segmentação de mercado.

Tipos de Benchmarking

Como você deve ter notado, existem diversos tipos de benchmarking, dentre os quais podemos destacar:

Benchmarking competitivo

Esse tipo de benchmarking é realizado entre empresas que disputam o mesmo setor, geralmente concorrentes diretos. Aqui, será feita uma pesquisa completa para obtenção de informações sobre esses concorrentes com o propósito de comparar os processos em sua empresa com outras empresas.

Foca em medir funções, métodos e características básicas de produção, analisando o que a empresa pode fazer para alcançar (e superar) o nível de excelência da organização que está sendo tratada como referência.

Por causa dessa pesquisa e da dificuldade geralmente encontrada em se obter esses dados, esse tipo de benchmarking é um dos mais difíceis de se colocar em prática.

Afinal, nenhuma empresa de sucesso vai escancarar os segredos desse sucesso, pelo contrário, esconderá esses segredos de toda forma que puder, levando ao conhecimento público apenas informações mais triviais.

É importante lembrar que esse processo de obtenção de dados deve ser feito de forma legal. Ética e coerência são duas características que não podem faltar durante o benchmarking.

Benchmarking colaborativo

Essa forma de benchmarking é realizada por um grupo de instituições estudando um determinado objeto, que pode ser um processo, produto ou serviço, para compartilhar conhecimentos e resolver problemas em comum.

Geralmente, o benchmarking colaborativo é realizado entre empresas não concorrentes e se baseia no princípio de que as melhores práticas não se encontram no próprio setor.

Benchmarking funcional

Nesse tipo de benchmarking, são avaliados processos que são comuns a qualquer tipo de empresa. Como um exemplo, temos a gestão de recursos humanos.

Devido a essa característica, nesse tipo de benchmarking a comparação pode ser feita com empresas de outros setores. Sendo assim, o funcional possui uma aplicação rápida e fácil, se comparado ao benchmarking competitivo.

Benchmarking interno

Esse é, sem dúvida, o tipo mais comum em uma organização focada em melhoria contínua de seus processos. São comparadas as informações dentro da própria empresa, focando em copiar aquilo que está dando certo em uma determinada função para outra.

É feito entre departamentos da empresa ou unidades de negócio (filiais), sendo uma prática constante da metodologia Lean Manufacturing. Pelo fato de ser realizado dentro da empresa e não gerar custos de pesquisas externas, o benchmarking interno é bastante acessível e simples de ser realizado.

Porém, é importante se tomar o cuidado de não ficar preso somente a essa forma de benchmarking, pois ela é limitada aos padrões definidos pela empresa, correndo-se assim o risco de que esses padrões já estejam ultrapassados pelos concorrentes.

Como fazer Benchmarking?

Para se realizar um benchmarking que funcione de forma efetiva, é necessário seguir alguns passos, que podemos resumir em 5:

1. Fazer uma análise interna

O primeiro passo para se iniciar um benchmarking é realizar uma análise minuciosa de seus próprios processos internos. Com essa análise, é possível identificar quais são os processos que estão carecendo de melhoria.

Aqui, pode-se fazer um benchmarking interno antes de se comparar com os concorrentes.

2. Escolher suas referências

Nesse ponto, você deve conduzir uma pesquisa buscando selecionar quem são as grandes referências do mercado. Geralmente, se escolhe de duas a três empresas de referência, as quais serão estudadas no próximo passo.

3. Juntar informações desses concorrentes

Após selecionar essas empresas, você deve iniciar uma pesquisa profunda a respeito da performance interna desses concorrentes.

Devem ser consideradas as métricas usadas por essas empresas, assim como estudadas as táticas usadas por elas para conseguir atingir o desempenho mostrado nos dados.

4. Comparar os dados obtidos com os da sua empresa

A partir dos dados reunidos nas pesquisas de desempenho dos seus concorrentes, você pode comparar com as informações levantadas na análise interna realizada no primeiro passo.

De acordo com o benchmarking, através dessa comparação, você poderá identificar as lacunas de desempenho presentes nos seus processos de produção. Identificadas essas lacunas, podemos seguir para o próximo passo.

5. Adotar os processos e políticas em vigor das empresas de referência

Identificadas as lacunas de desempenho da sua empresa, agora é necessário colocar em prática aquilo que faz essas empresas de referência conseguirem apresentar tal performance.

Para fazer isso, o melhor caminho é aplicar um projeto de melhoria contínua, no qual uma meta será traçada com o objetivo de reduzir essa lacuna.

Se você tem dúvida em como definir as suas metas, confira o nosso artigo sobre metas SMART.

Usando o Benchmarking para traçar metas

Um dos principais motivos para se fazer um benchmarking é traçar metas para melhorar a performance da empresa. Para isso, faremos uso das lacunas de performance descobertas através desse benchmarking e, a partir delas, estabelecermos uma meta.

Em um projeto Lean Seis Sigma, toda meta deve ser escrita com objetivo, valor e prazo. Um bom valor de meta a ser traçada é cobrir 50% da lacuna identificada em um período especificado. Para facilitar seu entendimento, vamos a um exemplo.

Exemplo 1

A empresa Metalúrgica Voitto produz lâminas de aço para a indústria automobilística. Os resultados do indicador de geração de sucata mostram, em média, 45 kg/ton de produto final.

Recentemente, a empresa comparou informações de mercado e percebeu que o concorrente considerado como referência trabalha com o mesmo indicador em torno de 15 kg/ton.

Qual seria uma boa meta a ser traçada?

Bem, em um projeto Lean Seis Sigma, uma boa meta seria reduzir em 50% da lacuna a geração de sucata em um período de 4 meses, por exemplo. Sendo assim, reduziríamos a geração de sucata de 45 kg/ton para 30 kg/ton.

Conseguiu entender a aplicação do benchmarking na projeção de metas? Que tal mais um exemplo, mostrando agora o impacto financeiro disso? Então, vamos lá!

Exemplo 2

A Voitto Connect é uma grande empresa de outsourcing, com mais de 7 mil funcionários em cinco cidades do Sudeste. Um levantamento anual indicou que o turnover da empresa é de 9,5% e cada ponto percentual representa um custo de R$ 120.000,00.

Recentemente, a Voitto Connect contratou um Diretor com anos de experiência no segmento de Telefonia, que definiu como benchmarking um turnover anual de 2,5%.

Qual deve ser a meta para um projeto Lean Seis Sigma de redução do índice de turnover? Qual seria o ganho financeiro do projeto baseado na meta estipulada?

Mais uma vez, vamos estipular uma meta de 50% da lacuna, isto é, vamos reduzir o turnover em 3,5% em um período de 12 meses. Vamos aos dados:

• Performance atual: 9,5%
• Benchmarking: 2,5%
• 50% da lacuna de performance: 3,5%
• Reduzir o turnover anual da empresa de 9,5% para 6% em um período de 12 meses.

Como cada ponto percentual representa um custo de R$ 120.000,00, logo, se conseguirmos aplicar essa meta, teremos um ganho financeiro dado por:

Ganho Financeiro = 3,5 p.p. * R$ 120.000,00 = R$ 420.000,00

(p.p. = pontos percentuais)

E aí, viu o impacto considerável que o benchmarking tem em uma empresa? Devido a isso, ele precisa ser uma prática constante em toda organização que almeja buscar o topo.

Se você chegou até aqui, eu tenho uma pergunta para te fazer…

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