Descubra como Otimizar os Processos do seu Negócio com o Business Process Management (BPM)

BPM é um acrônimo de Business Process Management, que em português é Gerenciamento de Processos de Negócio. Esse termo é um procedimento para auxiliar as organizações no gerenciamento dos processos desenvolvidos.

Para ser possível gerenciar um processo, é fundamental que os procedimentos sejam mensurados e para isso é necessário que os processos tenham sido aplicados.

Quer saber mais sobre o BPM? Fique tranquilo, nesse artigo vamos abordar tudo que você precisa aprender, segue abaixo os tópicos que vamos tratar:

●      Overview sobre processos e gestão por processos;

●      O que é BPM?

●      Qual o objetivo do BPM?

●      Os benefícios do BPM;

●      Como implementar o BPM na sua empresa?

●      Ferramentas e softwares usados no BPM.

Por meio desses tópicos será possível conhecer o BPM, mas antes vamos esclarecer, brevemente, alguns conceitos sobre processos e gestão por processos. Vamos lá?

O que são Processos e Gestão por Processos?

O que é Processo?

Processo é um ciclo de atividades que orienta como fazer, com quais as ferramentas e técnicas realizar os procedimentos de uma organização.

A execução desses processos deve ser de forma planejada, sistêmica e controlada, obtendo uma padronização e estabilidade, e assim assegurar a qualidade dos processos e dos produtos e serviços de uma organização.

O que é uma Gestão por Processos?

A gestão por processos é uma administração focada em manter a empresa integrada, de forma que todas as áreas da organização trabalhem em conjunto, utilizando os conceitos de uma gestão horizontal.

As práticas do BPM estão adequadas aos conceitos de uma gestão por processos e uma gestão horizontal, além disso, essa abordagem pode, também, ser aplicada juntamente com qualquer metodologia.

Você já sabe que BPM está totalmente ligado com processo e gestão de processo, não é mesmo?

O que é BPM?

Business Process Management (BPM) é um conjunto de práticas que visa reconhecer os processos de uma empresa, para medir, gerenciar e melhorar, o que for necessário.

De acordo com o BPM CBOK, o Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio, define Business Process Management como:

“é uma disciplina gerencial que integra objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta.”

Qual o Objetivo do BPM?

Seu objetivo é sistematizar e facilitar os processos que são gerenciados em uma organização com o foco na melhoria contínua. Assim, é possível que os negócios sejam mais eficientes, assertivos e adaptáveis a mudanças, preparados para o Mundo VUCA.

Organizações que aplicam o BPM apresentam um alinhamento entre o nível estratégico e o nível operacional, que é uma oferece uma vantagem para a empresa, a competitividade.

O BPM dentro da organização promove eficiência operacional, transparência e adaptação rápida às mudanças do mercado.  Ao adotar o BPM, as empresas alinham técnicas estratégicas e operacionais, ganhando competitividade ao otimizar recursos, reduzir custos e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços entregues.

Os Benefícios do BPM

Organização

A organização precisa estabelecer uma transformação nos seus processos, de forma bem definida, com todas as responsabilidades e especificidades, e por consequência é possível que a organização tenha um maior entendimento e visão de todas as áreas da organização.

O BPM permite às organizações a transformação de seus processos, tornando-os mais claros e assertivos. Além disso, o gerenciamento de maneira mais eficaz das operações diárias, alinhando assim as estratégias com a execução prática. Isso resulta em uma melhor coordenação entre diferentes departamentos e uma maior integração entre as diversas funções da empresa.

Cliente

Com as operações de negócio bem estabelecidas e com o conhecimento de todos os processos, é possível identificar quais são as etapas que devem transcorrer por uma adequação e colaborar positivamente com o resultado e a satisfação dos clientes.

Isso ocorre porque o processo de melhoria provoca um impacto na produção que agregue valor ao resultado final.

Gerência

Assim como o próprio nome diz, a base do BPM é a gerência, é a partir do gerenciamento que a empresa terá a capacidade de otimizar os processos e estabelecer metas que proporcionem novos planos.

Ator de Processo

Com a aplicação das práticas do BPM, é possível ter a compreensão do todo, isso porque a identificação dos processos proporciona maior entendimento da importância que cada trabalho tem dentro da organização.

Essa prática contribui para que cada profissional desenvolva o seu potencial e opere da melhor forma, sendo ele o ator do seu processo.

Agora que você já sabe quais os benefícios do BPM, é hora de aprender como implementar essa prática na sua empresa.

Como Implementar o BPM na sua Empresa?

Para iniciar a implementação da disciplina BPM é necessário compreender que o Gerenciamento de Processos de Negócios é um ciclo contínuo, sempre com o intuito de melhorias constantes.

Além disso, é necessário que a empresa elabore o objetivo que deseja alcançar e assim será possível se organizar e definir quais os requisitos necessários para alcançar as suas metas.

Estabelecido os objetivos da sua organização, é hora colocar as práticas no BPM em execução.

1. Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos possibilita conhecer por completo todo o processo que é realizado na organização. É nesse momento que é feita a organização e a documentação de todos os procedimentos.

Ao fazer essa tarefa, é possível identificar quais são os problemas, qual o processo que está falho e identificar por onde começar.

2. Padronização de Processos

A padronização de processos é feita para garantir uma visão do trabalho e o que deve ser feito, assim fica mais fácil atestar a qualidade dos processos e dos resultados que esse procedimento obtém, além de facilitar o encontro da excelência operacional da organização.

Quando se fala de padronizar, não quer dizer que o processo sempre será realizado da mesma forma, mas sim, procurar realizar testes para encontrar qual a melhor forma de trabalho para sua empresa.

3. Melhoria de Processos

A prática da melhoria de processos assegura que os processos apresentem os resultados esperados.

4. Otimização de Processos

A otimização de processos é um ponto crucial no BPM, consistem em ações que garantem o desempenho dos procedimentos executados, como a melhoria, padronização e mapeamento dos processos.

É nessa etapa que é feito o controle do fluxo de trabalho para avaliar quais os erros, riscos e desperdícios seja de tempo ou dinheiro. O seu objetivo é utilizar menos recurso e mais eficácia.

Para a implementação do BPM na sua empresa existem tecnologias que auxiliam a medir, avaliar e controlar a aplicação do BPM. Vamos ver no tópico a seguir a tecnologia BPM.

Tecnologia no BPM

Dentro das práticas do BPM, encontramos algumas ferramentas que são chamadas de sistema de BPM, é com elas que é possível o monitoramento e análises dos processos.

É utilizando essas ferramentas que é possível observar quais as tarefas que estão sendo executadas, o que está atrasando e com que frequência está sendo os atrasos, ou seja, é possível compreender todo o fluxo de trabalho.

São sistemas BPM softwares que são responsáveis pela automação dos processos, esse programa é chamado de BPMS.

BPMS

Business Process Management Suite, BPMS, é um software que possui um conjunto de sistemas que auxiliam o BPM para controle, execução, modelagem e monitoração.

O BPM CBOK define que a finalidade do BPMS é:

“Modelagem de processo, modelagem de fluxo de trabalho, definição de regras, simulação de operação de negócio, automação de processos, operação de negócio, acompanhamento de desempenho, monitoramento e controle de atividades.”

Esse aplicativo é utilizado para operar e gerenciar os processos, são facilitadores para obtenção, distribuição e análises dos dados, como por exemplo, no mapeamento dos processos auxiliando no desenho dos fluxos de trabalho, execução de formulários, entre outros.

É uma ferramenta muito importante para garantir que os processos caminhem em direção ao objetivo proposto, além disso também colaboram no compartilhamento de dados.

Continue no Processo de Melhoria

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