O que é o Gerenciamento de Projetos e como utilizá-lo para atingir bons resultados?

O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, executar e controlar atividades com o objetivo de atingir os objetivos estabelecidos dentro de restrições específicas, como prazo, custo, qualidade e recursos.

O gerenciamento de projetos é um elemento que cada vez mais faz parte do cotidiano de qualquer empresa. Um bom planejamentoe a boa gestão são responsáveis por facilitar e organizar a realização de atividades, sejam elas no âmbito empresarial, social ou acadêmico.

A gestão de projetos é fundamental para que empreendedores, estudantes e profissionais de várias áreas de conhecimento viabilizem as suas ideias e atividades.

Além disso, o gerenciamento correto permite coordenar os membros da equipe, conhecer melhor osindicadores de desempenho e, inclusive, trazer melhorias para o segmento de recursos humanos.

Posto isso, quando se fala em gerenciamento de projetos, é necessário estar a par de alguns fundamentos básicos, tais como o ciclo de vida de cada projeto, gerenciamento do escopo, metodologias e as funções da equipe do projeto.

Sendo assim, para compreender com mais segurança todos os conceitos pertinentes sobre gestão de projetos, este artigo vai abordar os seguintes tópicos:

• O que é Gerenciamento de Projetos e para que serve?
• Qual a diferença entre processo e projeto?
• Quais são os benefícios do Gerenciamento de Projetos?
• Etapas do ciclo de vida do projeto e áreas de gerenciamento;
• Boas práticas para gerenciar projetos;
• Como implementar um bom Gerenciamento de Projetos?
• Softwares para o Gerenciamento de Projetos.

O que é Gerenciamento de Projetos e para que serve?

A gestão de projetos serve para tornar a realização dos projetos mais seguras, rápidas e eficientes. É a reunião de ideias e práticas que servem para planejar, executar, monitorar e finalizar um projeto.

Desse modo, a gestãoserve para auxiliar no gerenciamento do escopo, no gerenciamento das comunicações e em mais uma série de elementos importantes. Tudo isso contribui para a obtenção de um resultado satisfatório e em tempo hábil.

Em alguns casos, o gerenciamento pode ser confundido diretamente com o projeto. Porém, o gerenciamento mantém o foco na realização e controle do projeto, e uma boa ferramenta para auxiliar nesse controle é o EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

Ter uma melhor compreensão sobre o projeto que você tem em mente é a maneira correta para que ele obtenha o êxito que você espera. Sendo assim, é relevante, em um primeiro momento, conhecer uma definição precisa do que significa o conceito de projeto.

Nesse caso, vários conceitos podem ser mencionados a respeito do tema. No entanto, para facilitar a nossa compreensão, podemos afirmar que um projeto consiste em um esforço de período temporário. Esse esforço tem por intuito estabelecer ou criar um produto ou serviço.

Diante disso, um projeto pode ser de cunho social, artístico ou empresarial. Além do mais, pode ser o desenvolvimento de um novo produto, a construção de um prédio ou até mesmo a realização de uma pesquisa.

De uma forma geral, um projeto deve ser temporário, com início e fim previamente estabelecidos e com os seus custos previamente analisados.

Essa definição do que consiste um projeto é oriunda do Project Management Institute (PMI). O é uma instituição sem fins lucrativos que visa divulgar as práticas mais eficientes a respeito de gerenciamento de projetos.

Qual a diferença entre processo e projeto?

Diante de tais conceitos, é comum as pessoas confundirem os termos e acreditarem que um projeto possui o mesmo significado de processo.

No entanto, há algumas diferenças evidentes. O projeto possui caráter temporário e no final apresenta um único resultado. O processo, por sua vez, é um procedimento contínuo e apresenta resultados que obedecem um padrão.

Outro modelo de processo que tem como finalidade a padronização é o Prince2. O seu gerenciamento padroniza os processos de qualquer tipo de empresa ou projeto.

Um exemplo que ilustra bem essas diferenças pode ser o lançamento de um smartphone no mercado. Todo o planejamento, o design do produto, as estratégias de marketing e todo o seu gerenciamento de recursos fazem parte de um projeto bem definido, com início e data para acabar.

Depois disso, a produção desse novo dispositivo tecnológico ganha o perfil repetitivo de um processo e deixa de ser um projeto.

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Quais são os benefícios do Gerenciamento de Projetos?

O gerenciamento de projetos traz uma série de benefícios para as organizações. Alguns dos principais benefícios incluem:

Alinhamento estratégico

O gerenciamento de projetos ajuda a garantir que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Isso ajuda a direcionar os esforços para atividades que contribuem para o sucesso geral da empresa.

Maior controle e previsibilidade

Com o gerenciamento de projetos, é possível estabelecer processos e práticas que aumentam o controle sobre o projeto. Isso permite uma melhor previsibilidade dos resultados, identificação e resolução antecipada de problemas, e otimização dos recursos disponíveis.

Melhoria na comunicação e colaboração

O gerenciamento de projetos promove uma comunicação clara e eficaz entre os membros da equipe, partes interessadas e demais envolvidos. Isso ajuda a alinhar expectativas, compartilhar informações importantes e promover a colaboração em prol do sucesso do projeto.

Melhoria na qualidade do trabalho

O gerenciamento de projetos envolve o estabelecimento de padrões de qualidade e a implementação de processos de controle que garantem a entrega de um trabalho de alta qualidade. Isso contribui para a satisfação dos clientes e para a reputação da organização.

Otimização de recursos

O gerenciamento de projetos ajuda a otimizar o uso de recursos, como tempo, dinheiro, pessoas e materiais. Ao planejar e monitorar de forma eficiente, é possível evitar desperdícios e utilizar os recursos disponíveis da melhor forma possível.

Redução de riscos

O gerenciamento de projetos permite uma identificação precoce de riscos e a implementação de medidas para mitigá-los. Isso ajuda a minimizar os impactos negativos e aumenta as chances de sucesso do projeto.

Aumento da eficiência e produtividade

Com processos bem definidos, alocação adequada de recursos e monitoramento constante, o gerenciamento de projetos contribui para a melhoria da eficiência e produtividade da equipe.

Isso resulta em um melhor aproveitamento do tempo e dos recursos, além de aumentar a capacidade da organização de entregar projetos no prazo e dentro do orçamento.

Etapas do ciclo de vida do projeto e áreas de gerenciamento

Lembrando que os projetos, ao contrário dos processos, possuem um perfil temporário e, um gerenciamento bem feito, sempre levará em conta o ciclo de vida desse projeto.

O ciclo de vida consiste na separação da gestão do projeto em etapas menores, pois tais etapas permitem determinar o ponto de partida e o período de finalização, conferindo ao referido projeto o caráter transitório que ele exige.

As etapas que compreendem o ciclo de vida de um projeto são quatro. De uma forma geral, elas consistem em fases que são complementares e guiam as principais tomadas de decisões dos gestores.

Conheça a seguir quais são!

1. A fase inicial

Conforme o próprio nome aponta, ela denota a etapa em que o projeto começa a ser definido. É nesse momento onde são determinados os motivos, os objetivos e tudo o que é necessário para o andamento das etapas posteriores.

As possibilidades e as restrições são analisadas e devidamente anotadas, pois isso permite que a abertura do projeto receba o sinal verde. Além disso, é necessário realizar uma previsão de recursos de gerenciamento para o negócio contar com o investimento adequado.

Ademais, é importante também contar com a atuação dos clientes e do gerenciamento das partes interessadas durante essa etapa inicial.

Isso vai possibilitar o aumento da satisfação e também de uma melhor aceitação na entrega do resultado final, assegurando o êxito do gerenciamento do projeto e permitindo que todos os envolvidos contribuam para a obtenção de resultados.

A área responsável por essa fase inicial conta com membros da equipe que irão efetuar tarefas importantes, tais como a elaboração do cronograma.

2. A organização e o preparo do projeto

Nessa etapa é necessário efetuar a coleta das informações, estipular os custos, determinar quais setores vão realizar atividades específicas e elaborar um cronogramadestacando os prazos de trabalho.

A organização fica a cargo da área responsável por organizar o gerenciamento do escopo do projeto.

Por isso, essa fase do ciclo de vida necessita de alguns elementos como documentação, cálculo de custos, definição dos materiais a serem usados, a adoção dos equipamentos necessários e a elaboração de métricas qualitativas.

Para uma melhor organização e planejamento, a equipe do projeto deve estar ciente das suas respectivas funções, facilitando desse modo o andamento do trabalho e a agilidade na execução.

3. A execução e o monitoramento do projeto

Essa fase do ciclo consiste na realização de tudo aquilo que foi planejado e estipulado nas etapas anteriores.

Ainda que os planos sobre o projeto estejam devidamente revisados e adequados aos propósitos da equipe, imprevistos ainda podem ocorrer nessa fase.As razões para isso são várias, podendo ser riscos não aguardados ou uma repentina diminuição na capacidade de produtividade na equipe.

Quando tais empecilhos surgirem, é necessário efetuar uma análise precisa das suas causas e reestruturar o planejamento. É pertinente também estar ciente de que a etapa de execução denota o momento do ciclo que mais exige recursos humanos e materiais no projeto.

Além disso, a fase da execução do projeto também consiste na etapa do monitoramento. Ele é importante pois possibilita obter um maior controle e visão sobre o projeto.

O intuito de monitorar e mensurar é ter a oportunidade de dispor dos indicadores de desempenho e verificar se o projeto está sendo devidamente executado.

Desse modo, o monitoramento possibilita que a equipe do projeto tenha condições de analisar com eficiência o andamento, prever os riscos, planejar alternativas, gerenciar contratos e realizar relatórios de desempenho.

4. O encerramento do projeto

Após a conclusão das etapas anteriores, das tarefas executadas e do devido monitoramento, o projeto é concluído. Nessa etapa é efetuada a realização da entrega ao cliente, bem como são analisadas as lições aprendidas.

Ao efetuar um julgamento crítico do que foi realizado sobre o projeto, os integrantes da equipe estarão aptos a realizarem outros projetos com mais preparo, conhecimento e segurança.

É importante, portanto, que a fase do encerramento seja a etapa para analisar os Gaps, termo em inglês que remete aos erros, e os acertos.

Além disso, como um projeto possui obrigatoriamente um perfil temporário, a fase do encerramento representa o fim do ciclo e ainda traz uma série de aprendizados fundamentais que irão auxiliar na condução de trabalhos posteriores.

Áreas de gerenciamento do projeto

Para um gerenciamento do projeto ser eficaz, ele pode ser dividido em dez áreas com a finalidade de estabelecer uma boa estrutura de acompanhamento das etapas, essas áreas são:

• Gerenciamento de Integração;
• Gerenciamento do Escopo;
• Gerenciamento de Cronograma;
• Gerenciamento de Custos;
• Gerenciamento da Qualidade;
• Gerenciamento de Recursos;
• Gerenciamento das Comunicações;
• Gerenciamento das Partes Interessadas;
• Gerenciamento de Riscos;
• Gerenciamento das Aquisições.

Para saber mais sobre o que são e a importância de cada uma dessas áreas no gerenciamento de projeto, você pode acessar nosso artigo de Gerenciamento de Projetos de A a Z.

Boas práticas para gerenciar projetos

As práticas adequadas para o gerenciamento de projetos compreendem metodologias distintas. Entre elas é possível destacar duas: a PMBOK e Scrum.

O PMBOK, também conhecido como Project Management Body of Knowledge, pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto, todavia, ela demonstra ainda mais eficiência naqueles que possuem um escopo bastante definido.

O Scrumé a ideal para projetos de características inovadoras, especialmente quando se trata de algum produto inédito para o público.

O RUPé utilizado para projetos complexos e que necessita de equipes maiores a fim de promover uma solução disciplinada com alguns aspectos ágeis.

Conheça os objetivos e as funcionalidades de cada uma dessas práticas mencionadas e veja como elas podem auxiliar em um gerenciamento de projeto.

A prática PMBOK

Nessa prática de gerenciamento de projeto, é necessário levar em conta algumas áreas importantes. Entre elas está o gerenciamento do escopo do projeto.

O escopo, de uma forma geral, consiste no trabalho que deve ser feito para que um produto, serviço ou resultado sejam devidamente entregues.

Em suma, o escopo representa tudo o que deve ser realizado para que o projeto atinja o êxito esperado, como entregas, prazos, custos, requisitos e leis.

Há também a área de planejamento dos custos, em que são planejadas e analisadas todas as despesas necessárias. Nesses aspectos, são analisados detalhes como a estimativa de valores, a criação de um orçamento e o controle desse orçamento.

O gerenciamento de comunicação também é uma das áreas que constitui o PMBOK. Ela tem o objetivo de integrar os diversos setores do projeto, agilizando o trabalho e eliminando empecilhos que atrapalham a interação entre os integrantes.

Outra área relevante é a de gerenciamento de recursos. Ela permite planejar e administrar melhor os recursos necessários para o andamento do projeto, tanto os recursos financeiros quanto os recursos humanos.

Além disso, ela tem o intuito de melhorar a interação entre os membros da equipe por meio de treinamentos e atividades de capacitação.

Recentemente foi incluída uma área no PMBOK que é o gerenciamento das partes interessadas, também conhecidos como "stakeholders". Os stakeholders podem ser clientes, usuários prioritários, parceiros ou patrocinadores.

Scrum

A origem do nome Scrum é oriunda de uma jogada de Rugby. Nessa jogada alguns integrantes de um time se reúnem para constituírem uma barreira capaz de impedir as ações do time adversário.

Porém, quando se fala em gerenciamento de projeto, o Scrum consiste em uma lista que contém todos os elementos necessários para a realização dos trabalhos.

Essa lista, também chamada de Product Backlog, é dividida em ciclos que também podem ser chamados de "Sprints".

Cada Sprintapresenta tipos específicos de tarefas. Tais tarefas devem ser cumpridas dentro de prazos previamente determinados. Desse modo o projeto vai sendo entregue gradativamente.

A cada dia após a conclusão de uma Sprint, a equipe do projeto realiza uma reunião. O principal intuito é espalhar conhecimento acerca do que foi realizado, apontar falhas e dar prioridade para o trabalho do dia seguinte.

Como é possível aferir, a prática do Scrum no gerenciamento de projetos é baseada em ciclos que são concluídos e reiniciados.

Vale salientar que o Scrumtambém pode designar um framework ou software para possibilitar o gerenciamento de projetos de software.

O Scrum tem o objetivo de priorizar os pontos mais relevantes do projeto, ou seja, aquelas características que agregam mais valor ao cliente.

É por isso que as rotinas de reuniões fazem parte da metodologia, possibilitando que os membros da equipe do projeto tenham condições de compartilhar o andamento de suas tarefas.

É importante destacar que além do PMBOK e do Scrum, existem também outras práticas quando o assunto é gestão de projetos. O Kanban, por exemplo, é uma que atualmente está sendo cada vez mais utilizada.

Ela é ideal para o gerenciamento de grandes equipes, pois consiste em um cartão dividido em várias colunas. Em cada uma delas estão os estágios do andamento dos projetos.

Softwares para o Gerenciamento de Projetos

Existem vários softwares disponíveis no mercado que são projetados especificamente para o gerenciamento de projetos.

Alguns dos softwares mais populares e amplamente utilizados incluem:

Microsoft Project

O MS Project é uma das ferramentas mais conhecidas e completas para o gerenciamento de projetos. Oferece recursos avançados de planejamento, programação, controle de recursos e geração de relatórios.

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros Kanban. É fácil de usar e permite que você crie listas de tarefas, atribua responsáveis, acompanhe o progresso e colabore com a equipe.

Asana

O Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos que permite criar e acompanhar tarefas, definir prazos, estabelecer dependências entre as atividades e colaborar com a equipe.

Jira

O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada no desenvolvimento de software e na gestão ágil. Oferece recursos avançados de planejamento, rastreamento de problemas, controle de versões e integração com outras ferramentas.

Monday.com

A plataforma Monday.com é versátil de gerenciamento de projetos que permite criar fluxos de trabalho personalizados, acompanhar tarefas, compartilhar arquivos e colaborar com a equipe.

Smartsheet

Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em planilhas que oferece recursos avançados de programação, rastreamento de tarefas, automação e geração de relatórios.

Esses são apenas alguns exemplos de softwares para o gerenciamento de projetos.

Cada um possui características e funcionalidades únicas, portanto, é importante avaliar suas necessidades específicas e escolher a ferramenta que melhor se adapta às demandas do seu projeto e da sua equipe.

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