Entenda o que é a kick off meeting e como planejá-la da melhor maneira

Kick off meeting é a reunião de abertura do projeto. É o pontapé inicial que o projeto precisa para ser executado. Nesse sentido, ela precisa ser bem planejada, para que se tenha um projeto bem sucedido.

Para esclarecer os principais conceitos desses temas, organizamos os seguintes tópicos para você:

• O que é a reunião kick off meeting?
• Como fazer o kick off meeting
• Para que serve a reunião kick off meeting?

Quer saber mais sobre kick off meeting e como isso pode ajudar a melhorar seus resultados? Ensinaremos a você. Para isso, continue lendo esse artigo.

O que é a reunião kick off meeting?

A reunião de kick off é como o pontapé inicial de uma partida de futebol e, para ela acontecer, é necessário que o gerente de projetos a lidere, com o intuito de apresentar o projeto para o cliente e a equipe.

Por sua vez, esse ponto de partida para toda a execução do projeto deve ser bem planejado e contar com colaboradores qualificados, que se encaixem perfeitamente aos objetivos do projeto.

Além disso, é necessário que ela seja realizada corretamente, pois a primeira impressão é a que fica. Dessa maneira, você terá que executar um bom projeto, pois realizá-lo de má forma pode levar à um péssimo desempenho.

Assim, para fazer um ótimo kick off é necessário se atentar à gestão de projetos e listar cada tópico que será discutido na reunião, evitando que haja um prolongamento de tempo, sem haver justificativas para isso.

Como fazer a kick off meeting?

Para realizar a kick off meeting, é necessário se atentar à várias questões que iremos discutir ao longo deste artigo. A primeira delas, como já dissemos, é a gestão de tempo.

Nesse sentido, é necessário estabelecer um horário inicial e final para a reunião, respeitando-o, pois o cliente não terá todo o tempo disponível para discutir o assunto.

Esse é o motivo principal pelo qual ele procura o seu serviço, porque confia que você gestione o tempo de realização do projeto melhor do que ele e é bom já começar a fazer isso logo de início, na reunião de abertura.

Além disso, é necessário alinhar as expectativas para que o cliente nem a equipe se decepcionem, o que é ideal para alcançar o sucesso do projeto.

Seguindo por essa linha, também é importante que a equipe esteja alinhada ao projeto. Ela precisa se integrar a ele, para entender suas necessidades e seus objetivos quanto a efetivação e, assim, criar um resumo eficiente sobre o assunto.

Desse modo, é preciso montar previamente um planejamento de quais atividades realizar em quais datas até a entrega do projeto.

Para estruturar esse cronograma, a sinceridade é o pilar principal. Dessa forma, a equipe toda precisa se reunir, com antecedência à reunião principal, para estabelecer qual o período necessário para cada ação.

Ao prosseguir, esse planejamento precisa ser o foco da apresentação inicial do projeto, bem como o termo de abertura ou seja, o resumo escrito do projeto.

Nela também será discutido o orçamento, a metodologia, os patrocinadores e as formas pelas quais o cliente será informado do andamento do projeto, se por ligação, e-mail ou aplicativos de mensagens.

Por fim, mas não menos importante, é ideal que a apresentação seja o mais próxima possível da perfeição, com uma organização bem preparada para o ambiente em que a reunião acontecerá.

Desse modo, quando a reunião for finalizada, todos os assuntos propostos já estarão discutidos.

Para que serve a reunião kick off meeting?

A reunião kick off meeting serve, principalmente, para alinhar expectativas e discutir o escopo do projeto.

Essa reunião entre todos que estão fazendo parte do projeto é necessária para solucionar possíveis dúvidas, passar informações que ainda não haviam sido mencionadas e, principalmente, explicar como o projeto ocorrerá.

Nesse sentido, o gerenciamento de projetos deve ser todo esclarecido ao longo dessa reunião, pois o cliente deve sair dela sem dúvida alguma.

Optar por não realizar uma reunião inicial é o pior erro de um gerente de projetos, porque se ele seguir por esse caminho, não terá a confiança do cliente, justamente por não estabelecer um contato sólido com ele.

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