Aprenda como e por que aplicar os 5s no ambiente de trabalho

O 5S é um sistema de trabalho que surgiu no Japão após a segunda guerra mundial, com objetivo de aumentar produtividade, reduzir custos, otimizar recursos e espaços produtivos das empresas japonesas.

O programa 5s como é mais conhecido é uma sequência de princípios que norteiam as ações dos colaboradores para manter o ambiente operacional funcional e prático.

A implantação do 5s deve envolver todos os colaboradores da empresa para seguir os princípios do programa, a metodologia aplicada de forma correta além do aumento da produtividade e redução de custos, pode reduzir estresse, melhorar o relacionamento entre os colaboradores, diminuir tempo de espera e reduzir movimentação desnecessária.

O maior desafio para implantação e manutenção do sistema 5S é engajar a equipe para tornar as práticas do 5S rotina na operação da empresa.

Para vencer esse desafio a implantação exige planejamento, organização, direção e controle, as etapas do programa devem ser realizadas das de forma metódica, com analise dos resultados antes e depois das ações e principalmente envolver a equipe nas etapas e acompanhamento dos ganhos alcançados.

Como aplicar os 5s no ambiente de trabalho?

O 5s é uma filosofia de modificação de comportamento, mudanças de hábitos e transformação de rotinas de trabalho, esse processo leva tempo, cada membro da equipe pode se adaptar de forma e momento diferente.

As empresas são compostas de pessoas e pessoa são diferentes entre si, adotar estratégias para melhorar a convivência e o trabalho da equipe é um desafio para o gestor, uma forma de alcançar melhores resultados na gestão da operação do negócio são as práticas do sistema 5S.

Os 5s são cinco palavras japonesas para sequenciar as práticas de organização e melhoria contínua no ambiente de trabalho, para adotar o mesmo nome no Brasil foi adicionado o termo “senso” na frente de cada princípio, e também para enfatizar a necessidade de ter “bom senso” nas ações realizadas no trabalho e no convívio com as outras pessoas.

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1 SEIRI – Senso de utilização, seleção e descarte

O primeiro S diz respeito a necessidade de “separar o útil do inútil” no ambiente de trabalho. Há uma tendência natural de acumulação dos materiais nos setores, armários, gavetas, compartimentos, bolsas, pastas e arquivos, devido a falta de tempo e falta de rotina de descarte.

Esse acúmulo dificulta a praticidade para encontrar materiais necessário na execução das atividades do setor de trabalho, aumenta o tempo de espera e movimentação desnecessária.

É imprescindível criar práticas de descartes, cada setor pode indicar regras e critérios para a eliminação ou destinação dos materiais do setor, quanto mais necessário e utilizado for um material mais próximo do colaborador ele deve ficar.

Materiais que não são mais utilizados devem ser descartados de forma ambientalmente correta, doados, vendidos ou destinado para outro setor. Esse exercício otimiza espaços, maximiza a utilização de materiais, evita compras em duplicidade e melhora a segurança no setor.

Ações realizadas nessa etapa:

• Realizar o levantamento das atividades que são realizadas no setor para identificar os materiais, equipamentos e maquinários que são necessários para cada processo;
• Revisar todos os locais do ambiente de trabalho, mesas, gavetas, caixas e demais depósitos que possam existir no setor;
• Fazer panorama geral para identificar materiais e objetos fora de local de guarda, em cima ou abaixo de mesas, em cima de armários, no chão e encostados nas paredes;
• Criar regras de descarte, por exemplo por tempo de utilização, por tipo de itens ou por tamanho de itens.

2 – SEITON – Senso de organização, arrumação

O segundo S é o princípio de “cada coisa em seu lugar” os recursos de trabalho como ferramentas, arquivos e demais equipamentos necessários para a realização do trabalho devem ter local definido e identificado.

Muito tempo é desperdiçado na procura de materiais de trabalho, isso estressa os colaboradores, reduz a produtividade e aumenta e ineficiência da empresa. Todos devem estar cientes onde e como guardar os equipamento e material de trabalho, para isso os armários, gavetas e compartimentos devem estar identificados com os nomes dos respectivos materiais e equipamentos que armazenam.

Essa prática reduz tempo de procura dos itens, potencializa a gestão visual e facilita a comunicação entre os colaboradores.

Ações realizadas nessa etapa:

• Definir junto com os colaboradores do setor o local dos materiais, equipamentos, maquinários e móveis;
• Identificar os setores, portas, gavetas, maquinários, armários, mesas e demais equipamentos e compartimentos de armazenamento que possa ter no setor;
• Criar listas mestras para a parte interna das portas dos armários para identificar os itens de cada prateleira;
• Criar padrão de identificação para toda a empresa e comunicar os colaboradores sobre cada mudança.

3 – SEISO – Senso de limpeza 

Além de manter nos ambientes de trabalho apenas o necessário para a realização das atividades, manter os materiais e equipamentos identificados e organizados é necessário manter tudo limpo e higienizado.

O 3ºS é sobre manter os ambientes e equipamentos limpos e principalmente “apreender a não sujar”, a limpeza está intrínseca na rotina dos colaboradores, cada um é responsável pelos equipamentos, maquinários, ferramentas, fardamento, mesa de trabalho, EPI´s e todo recurso disponibilizado para a realização das atividades na operação da empresa.

A empresa pode organizar um dia “D” da limpeza para higienização mais profunda envolvendo todos os membros da equipe e os demais dias, conscientizar para não sujar e manter o ambiente limpo.

Essa prática promove melhoria a saúde, segurança e bem estar dos colaboradores, além de reduzir custos através da manutenção preventiva e maior durabilidade dos maquinários, equipamentos e ferramentas.

Ações a serem realizadas nessa etapa:

• Criar cronogramas de limpeza com participação de todos os membros da equipe;
• Criar padronização de limpeza e higienização junto com os membros da equipe de cada setor. 
• Treinar os colaboradores sobre os cuidados nos equipamentos, maquinários, EPS e todos os recursos disponibilizados pela empresa; 
• Criar sistema de acompanhamento das ações que serão realizadas por cada setor.

4º - SEIKETSU– Senso de Padronização 

O 4º S é fundamental ele é o princípio “sem padronização não há melhoria contínua” as melhorias são alcançadas com aplicação contínua dos procedimentos estabelecidos nas rotinas operacional da empresa.

Todas as decisões realizadas nos 3S anteriores devem ser mantidas e praticadas, a definição do dia do descarte, as regras para descarte, as regas de limpeza e organização, o padrão de identificação das gavetas, armários, listas mestras, cronogramas de limpeza.

Tudo deve fazer parte da rotina dos colaboradores. A padronização dos procedimentos adotados no 5S é importante para a medição dos indicadores de resultado do programa.

Ações a serem realizadas nessa etapa:

• Padronização das identificações dos setores, armários, gavetas mesas, equipamentos e maquinários; 
• Utilização de cartazes, avisos, placas, listas metras para lembrar e incentivar os colaboradores das ações do sistema 5S;
• Padronização de procedimentos dos setores; 
• Padronização das normas criadas para o descarte, organização e limpeza.

5º S –  SHITSUKE– Senso de autodisciplina

O quinto S é o que vai manter os 4S anteriores aplicados. É o princípio fundamental para os resultados do programa, manter a autodisciplina envolve esforço dos colaboradores e participação da empresa.

Cartazes, avisos, lembretes, newsletter, palestras, treinamentos, reconhecimentos entre outras ações que podem ser realizadas para servir de gatilhos na orientação das práticas de melhoria contínua realizadas pelos colaboradores.

Ações a serem realizadas nessa etapa:

• Capacitações para as equipes de trabalho;
• Ações de reconhecimento e incentivo para as equipes que se destacarem;
• Apresentação dos resultados para toda a empresa;
• Incentivo a participação dos colaboradores nas sugestões de melhorias. 

Qual a importância do 5S para o ambiente de trabalho?

O fundamento essencial do programa 5S é a compreensão que os princípios do 5S não são só sobre ambientes organizados, limpos e produtivos, mas sobre as pessoas que estão no ambiente de trabalho e como colaborar e incentivar essas pessoas a alcançarem desempenho superior.

O sistema 5S envolve mudanças de comportamento em benefício da melhoraria da convivência e harmonia do time, promover o trabalho em equipe e a cooperação entre os setores.

Cuidar do ambiente de trabalho e dos recursos disponibilizados pela empresa representa ter responsabilidade, maturidade, profissionalismo e busca por melhoria contínua no campo pessoal e profissional.

5 benefícios da implantação do 5s para a gestão operacional da empresa. 

1. Aumento de produtividade com a redução de desperdícios dos recursos organizacionais como tempo, materiais e equipamentos. 
2. Otimização dos espaços produtivos, com organização e identificação dos maquinários e equipamentos de trabalho.
3. Aumento da segurança nos ambientes de trabalho com ambientes organizados, limpos e identificados facilitando que as não-conformidades sejam identificadas com maior celeridade. 
4. Melhoria no relacionamento dos colaboradores com a participação de todos na realização das ações de melhorias e manutenção da padronização estabelecida.
5. Melhoria da imagem da empresa para os colaboradores, clientes e fornecedores. Ao promover ambientes produtivos, seguros, eficientes, voltados para a valorização das equipes de trabalho e qualidade nos produtos e serviços ofertados ao mercado.

7 fases para implementar o sistema 5S

A implantação do programa 5S envolve seguir etapas definidas para maior assertividade das ações e alcance dos resultados, é importante conhecer cada fase, como implantar, quais resultados devem ser alcançados, como medir e manter o desempenho das ações de melhoria.

1ª Fase (Equipe da Implantação)

Definir a equipe de implantação é um processo estratégico, é importante ter membros de perfil diferente e de setores diversos. Essa equipe deve der comprometida e ter autoridade para a realização das ações necessárias.

2ª Fase (Planejamento)

Após definir a equipe de implantação e acompanhamento do 5S, a próxima etapa é fazer o planejamento da implantação, como e quando será implantado, quais os recursos disponíveis para as ações, criar cronograma das ações a serem realizadas com as datas dos treinamentos das equipes, indicadores que serão monitorados e resultados esperados.

3ª Fase (Fotos e Registros)

Após realizar o planejamento das ações, é hora de realizar o diagnóstico inicial dos setores, com fotos e registros para gerar os dados iniciais a serem comparados com os resultados após a implantação do sistema 5S.

4º Fase (Treinamento dos colaboradores)

É fundamental que todos os colaboradores da empresa participem dos treinamentos de 5s para compreensão do programa e entendimento das ações a serem realizadas.

Esse treinamento pode ser ofertado em dia e horário diferentes para que todos possam participar, pode ser aplicado pela equipe da empresa ou por treinadores externos especialistas no tema.

5º Fase (Construção do plano de ação)

Junto com as equipes dos setores e os gestores, a equipe de implantação do sistema 5s, fará o desenvolvimento do plano de ação do setor. Um modelo eficiente de plano de ação é o 5W2h (o que? porque? como? onde? quem? quando? e quanto?).

6º Fase (Acompanhamento das ações)

A equipe do 5s deve fazer o acompanhamento das ações de cada setor e gerar relatórios da evolução das ações, as dificuldades e resultado obtidos.

7º Fase (medição e apresentação dos resultados)

Por fim, será realizado o monitoramento final com os resultados obtidos e a apresentação desses resultados para a equipe, com reconhecimento das ações realizadas, e incentivo a continuação do programa, o 5S é um sistema de melhoria contínua, com base nos resultados alcançado novos planos de ação são criados e implantados.

Relação do 5S com a ISO 9001

O 5s é a base para implantação da norma ISO 9001, o sistema 5s aplicado de forma correta preparará os colaboradores para implantação de sistemas de qualidade mais robustos e complexos, os princípios norteadores do 5S enraizados na cultura da empresa, facilitará a implantação da norma ISO 9001 e direcionará a empresa no caminho de outros sistemas de qualidade.

Exemplos de aplicação do 5S

O sistema 5s tem sua origem nas empresas japonesas, a primeira empresa a implantar essa metodologia foi a Toyota Motor Corporation que até hoje tem essa metodologia enraizada na rotina operacional em na cultura da empresa.

A Honda Motor Company é outro grande exemplo de empresa que tem os princípios do 5s em sua cultura e trajetória de sucesso. Podemos citar também a Coca-Cola Company, que tem o 5s implantado em suas linhas de produção, e a Unilever que também adotou os princípios do 5s para suas operações.

São muitos exemplos de empresas que adotam as práticas do sistema 5S, porque é um programa de baixo custo que gera resultados mensuráveis e pode ser adotado por todas as organizações seja serviços, comercio ou indústria, de micro, pequeno, médio, ou grande porte.

São princípios que podem ser aplicados na rotina operacional da empresa e também na vida pessoal das pessoas, a metodologia 5S é a base para outros programas de qualidade e melhoria contínua.

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