O que é o Programa 5S? Entenda seu funcionamento e aprenda como aplicá-lo!

O Programa 5S é considerado uma ferramenta enxuta que tem como objetivo promover uma ordem sistêmica do funcionamento de um processo em um ambiente de trabalho.

A promoção de hábitos e valores culturais mais eficientes nunca foi tão importante no cenário empresarial como nos dias atuais. É por meio de práticas mais sustentáveis que os colaboradores de uma empresa sentem-se mais engajados a cumprir suas responsabilidades com mais empenho e satisfação. Por isso, o programa 5S é tão importante.

De origem japonesa, o programa 5S - também conhecido como Housekeeping - traz simplicidade e eficiência a um ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos - desde chão de fábrica e linhas de produção até escritórios administrativos, salas de reunião e refeitórios industriais.

Se você quer conhecer melhor essa metodologia, este artigo é para você! Nele, abordaremos os seguintes tópicos:

• O que é o Programa 5S?
• Significado dos 5S
• Origem do Programa 5S
• Sustentabilidade: entenda a importância de praticá-la na sua empresa!
• Quais as vantagens do Programa 5S?
• Como aplicar o Programa 5S?
  

Pronto para a leitura? Então, vamos lá!

O que é o Programa 5S?

O Programa 5S pode ser considerado como uma ferramenta enxuta que tem como principal objetivo promover uma ordem sistêmica do funcionamento de um processo em um ambiente de trabalho.

Ele compreende desde layouts de escritório (organização e manutenção de móveis e materiais) até disponibilidade de dados e informações eletrônicas em um computador.

Focado na melhoria contínua, é um programa de caráter participativo, sendo uma ferramenta para educar as pessoas de forma fácil, simples e efetiva dentro e fora do ambiente de trabalho.

Todo esse processo é baseado nos 5 sensos que lhe explicaremos no tópico a seguir.

Significado dos 5S

O programa 5S recebe esse nome por conta das 5 palavras japonesas que o compõem e iniciam com a letra “s”. Porém, ao traduzir essas palavras para português, foi acrescido o termo “senso”. Dessa forma, foi possível manter o mesmo significado das palavras originais.

Conforme visto na imagem acima, os 5S são:

• Seiri - senso de utilização, seleção, descarte, classificação;
• Seiton - senso de organização, ordenação, arrumação;
• Seiso - senso de limpeza, inspeção, zelo;
• Seiketsu - senso de padronização, saúde, higiene, bem-estar;
• Shitsuke - senso de autodisciplina, disciplina, autocontrole, respeito.

Para melhor compreensão, explicaremos mais profundamente o que cada um desses sensos significam nos subtópicos abaixo.

1. Seiri

O primeiro senso do programa 5S é o senso de utilização. Isto é, a primeira ação sugerida pela metodologia é definir o que é vital para o processo do que não é necessário.

Todo tipo de recurso envolvido em uma operação deve ser analisado, como: máquinas, equipamentos, materiais, instrumentos, ferramentas e entre outros.

Por meio deste levantamento, serão avaliados quais recursos são necessários e agregam valor ao processo e quais não possuem utilidade e podem ser descartados ou destinados para outra área/setor mais conveniente.

2. Seiton

O segundo senso do programa 5S é o senso de organização. Com base nos materiais avaliados como necessários para o processo na etapa anterior, esta fase do programa possui como finalidade classificar e dar ordem de uso para cada recurso listado.

Isto é, padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar ao ser coletado ou procurado por um colaborador.

3. Seiso

O terceiro senso do programa 5S é o senso de limpeza. Ele tem como objetivo facilitar a limpeza em um ambiente de trabalho.

Para isto, ele exige que, ao invés de limpar, antes, é necessário atentar-se ao motivo da sujeira, para que soluções preventivas possam ser efetuadas em busca de eliminar ou, ao menos, reduzir a necessidade dessa atividade.

Locais de trabalho organizados e limpos geram menos estresse aos funcionários envolvidos que, por sua vez, podem executar suas atividades com mais eficiência e exatidão.

4. Seiketsu

O quarto senso do programa 5S é o senso de padronização. Seu principal objetivo é padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor.

Além disso, ele também busca assegurar que o estabelecimento possui condições propícias para os colaboradores cumprirem adequadamente, de forma segura e respeitosa, as regras e normas de conduta impostas.

5. Shitsuke

O quinto senso do programa 5S é o senso de autodisciplina. A missão desta última etapa é tornar cultural e costumeiro praticar as ações recomendadas nos sensos anteriores.

Executar de um dia para o outro todas as atividades sugeridas pelo programa 5S é uma coisa, agora, garantir que seu cumprimento seja respeitado ao longo de anos e até décadas é outro contexto, não é verdade?

Para se certificar que o emprego dos sensos seja diariamente acatado na empresa, o pleno entendimento de sua importância e da necessidade de seu compromisso por toda a equipe é vital.

Para complementar o conteúdo do tópico anterior, trouxemos um vídeo sobre o tema. Assista abaixo!

Assistiu? Agora, vamos entender qual foi a origem desse programa.

Origem do Programa 5S

A origem do Programa 5S aconteceu no Japão, no cenário pós Segunda Guerra Mundial. Nessa época, o país estava devastado e as fábricas possuíam um ambiente muito sujo e desorganizado.

Diante dessa problemática, o professor Kaoru Ishikawa desenvolveu uma metodologia que buscava minimizar os desperdíciose organizar o ambiente empresarial.

O Programa 5S se mostrou muito eficiente e foi amplamente utilizado por empresas de todas as partes do mundo. No Brasil, essa metodologia começou a ser implementada nas organizações a partir da década de 90.

Sustentabilidade: entenda a importância de praticá-la na sua empresa!

A adoção de práticas empresariais mais sustentáveis baseadas no programa 5S resulta em processos mais previsíveis e eficientes, colaboradores mais confiantes e motivados e produtos mais competitivos e de alto valor agregado.

Por meio da implementação do programa 5S, uma empresa alcança maior facilidade para executar suas operações e tomar decisões e, como consequência, obtém produtos padronizados assegurando a satisfação de seus clientes.

Quais as vantagens do Programa 5S?

Nos itens anteriores, vimos como o programa 5S funciona e qual é o objetivo de cada um dos 5 sensos. Porém, quais são as principais vantagens ao aplicar essa metodologia em uma empresa?

• Melhorar o ambiente de trabalho;
• Melhorar o relacionamento entre os colaboradores;
• Melhorar o aproveitamento do espaço físico;
• Aumentar o nível de satisfação dos colaboradores;
• Processos mais ágeis;
• Otimizar o fluxo de informações;
• Ambiente limpo e bem organizado;
• Ambiente mais seguro;
• Aumentar a qualidade dos produtos/serviços.

Acima, citamos 9 dos inúmeros benefícios que o programa 5S pode proporcionar. Se você quer desfrutar dos pontos citados acima na sua empresa, aprenda como aplicar o programa 5S no próximo tópico.

Como aplicar o Programa 5S?

Ao longo dos anos, o programa 5S mostrou-se muito eficiente. Não é à toa que ele é amplamente utilizado por muitas empresas ao redor do mundo. Contudo, uma metodologia tão boa quanto essa deve possuir um processo de implementação extremamente complexo, certo? Errado!

O processo de implementação do programa 5S é simples e se resume em apenas 4 etapas, como podemos ver nos subtópicos abaixo.

1. Divulgação

Para iniciar o processo de implementação do 5S, o primeiro passo é a conscientização da empresa. É importantíssimo deixar claro para todos os funcionários da companhia a importância do cumprimento dos 5 sensos que serão implantados e os ganhos esperados com a implantação do programa.

2. Preparação

A etapa de preparação possui como objetivo dividir a implantação do programa 5S em partes menores. Por exemplo, talvez um funcionário de um setor estritamente administrativo não seja o mais adequado para gerenciar a implantação do 5S em uma operação fabril (e vice-versa).

Portanto, separar os responsáveis adequados para implementação do programa em toda a empresa é a tarefa desta fase.

3. Implantação

Nesta etapa, teremos a implementação dos 5 sensos do programa 5S em cada um dos setores da companhia. A sequência a ser seguida é: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização e senso de autodisciplina.

4. Manutenção

A última etapa de implantação do programa 5S possui como intuito assegurar o cumprimento de todas as novas exigências impostas, de forma que a organização, limpeza e ordem conquistada estejam sendo respeitadas diariamente.

O emprego de auditorias internas e do contínuo uso de recursos de divulgação para promover a conscientização por todos os membros de uma empresa é aqui muito importante.

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