Saiba como definir objetivos e traçar o escopo do Projeto Seis Sigma

Você já notou que começar uma tarefa é geralmente a parte mais difícil? Depois que você começa, parece que tudo flui naturalmente, mas até você ter a ideia inicial, aparentemente nada acontece!

Se isso acontece com você na hora de elaborar a meta e o escopo de um projeto 6 sigma, você está no lugar certo! Garantimos que ao terminar de ler esse artigo, suas dúvidas estarão completamente esclarecidas!

Você vai aprender tudo o que precisa sobre os 3 tipos de Benchmark, como eles influenciam a elaboração da meta, qual deve ser o resultado mínimo a ser alcançado e como elaborar o escopo do seu projeto!

Aliás, reconhecemos que para fixar um conteúdo é preciso praticar! Por isso, separamos uma tarefa prática onde você poderá trabalhar tudo o que vai ser ensinado neste artigo!

• O que é um Projeto 6 Sigma?
• O que é Benchmarking?
• Quais são os 3 tipos de Benchmarking?
• Como definir as metas do Projeto 6 Sigma?
• O escopo do Projeto 6 Sigma;
• Vamos praticar?

Para começar, vamos entender o que é um projeto 6 sigma. Vamos lá?

O que é um Projeto 6 Sigma?

O projeto 6 Sigma tem como objetivo reduzir a variabilidade dos processos para melhorar os resultados.

E, se você ainda não sabe, a metodologia Seis Sigma trabalha com estatística baseada em dados e tem como objetivos a redução de custos, otimização de processos e o aumento da satisfação do cliente.

Aplicado através do método DMAIC, que é utilizado para melhorar processos já existentes através das etapas de definição, medição, análise, melhoria e controle, um projeto 6 Sigma pode trazer vantagens competitivas para a sua empresa.

Agora, você deve saber que antes de começar esse projeto é importante entender como está a empresa em relação aos concorrentes. Esse processo de pesquisa e comparação é denominado benchmarking. Vamos entender um pouco mais sobre isso no tópico a seguir.

O que é Benchmarking? 

O benchmark é um recurso muito utilizado no meio corporativo para entendermos como está a nossa performance em relação ao concorrente, alguma outra organização ou  a outra área da nossa empresa.

Normalmente, com o benchmark você consegue entender se está melhor ou pior do que o outro e com isso definir bem algumas das suas metas. Assim, muitas empresas fazem isso tanto para o nível estratégico quanto para o nível tático.

Na metodologia 6 Sigma você deve trabalhar o conceito de benchmark no início do seu projeto, na etapa de definição do método DMAIC, afinal, é dessa forma que você definirá quais resultados você irá buscar!

Quais são os 3 tipos de Benchmarking?

Dentre as várias formas de benchmark existentes, separamos as 3 mais úteis para que você possa elaborar uma boa meta para o seu projeto 6 Sigma:

Competitivo

Realizado entre empresas que disputam o mesmo mercado, geralmente concorrentes diretos. É o tipo mais difícil de ser praticado.

Foca em medir funções, métodos e características básicas de produção em relação aos seus concorrentes diretos.

Colaborativo

Realizado por um grupo de instituições estudando um determinado objeto, que pode ser um processo, produto ou serviço, para compartilhar conhecimentos e resolver problemas em comum.

Geralmente é realizado entre empresas não concorrentes. Baseia-se no princípio que as melhores práticas não se encontram no próprio setor.

Interno

Compara informações de uma mesma organização, podendo ser entre departamentos ou entre unidades de negócio. Bastante comum e acessível, porém limitado às referências e padrões do grupo ou empresa.

Como definir as metas do Projeto 6 Sigma? 

Ao fazer um dos tipos de benchmarking estudados acima, você terá dados para definir qual é o valor ideal a ser alcançado. Porém, um projeto 6 Sigma nem sempre tem como objetivo ir direto ao ponto ideal, porque isso pode ser inalcançável!

Esse é inclusive um erro muito comum na hora de elaborar a meta de um projeto 6 Sigma. No entusiasmo de querer grandes resultados, o responsável acaba estipulando metas impossíveis de serem alcançadas.

Mas não se preocupe, vamos te ajudar e saber exatamente como definir a meta do seu projeto!

Com o valor ideal do processo em mãos, você terá uma lacuna de performance, certo? Mas o que é isso?

Lacuna de performance é a diferença entre o valor ideal de determinado processo com o valor que você está no presente momento.

Por exemplo, se o ideal na produção de aço é gerar 10 kg de sucata por tonelada produzida e o seu processo está gerando 18 kg, sua lacuna de performance é 8 kg.

Mas para o que serve essa lacuna de performance? É simples!

A meta do seu projeto 6 Sigma obrigatoriamente vai ser no mínimo 50% da sua lacuna. Ou seja, no exemplo acima, a meta do seu projeto seria chegar em 14 kg de sucata por tonelada produzida, pois a lacuna é 8 kg e você precisa alcançar pelo menos 50% dessa lacuna.

ATENÇÃO: vale ressaltar que o mínimo será 50% da lacuna de performance, porém não é o único valor que pode ser escolhido. Você pode colocar metas mais audaciosas, que vão gerar mais resultados. Basta estudar o processo para vislumbrar quais são os resultados possíveis de serem alcançados!

Outro ponto importantíssimo na elaboração de uma meta é que ela deve ter objetivo, valor e prazo. Como assim?

Olhando para o nosso exemplo, poderíamos definir essa meta da seguinte forma: reduzir a quantidade de sucata para de 18 kg para 14 kg por tonelada em 4 meses.

Note que temos todos os requisitos para uma meta bem definida no exemplo acima, vamos ver?

• Objetivo: reduzir a sucata;
• Valor: de 18 kg para 14 kg por tonelada;
• Prazo: 4 meses.
  

O escopo do Projeto 6 Sigma

Após estipular sua meta dentro da etapa de definição do método DMAIC você deve montar o escopo e o cronograma do seu projeto 6 Sigma.

O escopo é onde você vai informar o que vai ser contemplado no projeto, o que será realizado e também o que não será contemplado, ou seja, o que não será tratado no projeto 6 Sigma.

Afinal, assim como você deve saber tudo que será feito, também é muito importante saber o que você não deverá fazer para não perder tempo e focar em atividades que não geram resultados.

No cronograma você vai estipular as datas para entrega de cada etapa do projeto. É de extrema importância elaborar um cronograma, pois isso garante o comprometimento e engajamento de sua equipe com o projeto 6 Sigma.

Para te ajudar nessas etapas, separamos duas ferramentas bastante utilizadas para elaboração do escopo e do cronograma. Vamos ver um pouco mais sobre elas?

Matriz Dentro e Fora

Essa é uma ferramenta muito simples utilizada para elaborar o escopo do projeto. Consiste basicamente em elaborar um quadrado no centro de uma folha em branco com a palavra dentro no seu interior.

Assim, dentro desse quadrado você deve colocar tudo que será abordado pelo seu projeto 6 Sigma.

Ao fazer isso, você consegue delimitar o processo que você vai estudar, tornando mais visual seus objetivos e facilitando o desenvolvimento do raciocínio necessário.

Do lado de fora, deve-se colocar tudo que não será abordado pelo seu projeto, tudo aquilo com o qual você não deve se preocupar.

Viu só? É uma ferramenta extremamente simples, mas ajuda muito a estabelecer os limites do seu projeto 6 Sigma!

Gráfico de Gantt

Na hora de fazer um cronograma, essa ferramenta é extremamente útil. O gráfico de Gantt tem como principal função definir as principais etapas do processo e quais as entregas prioritárias em cada etapa.

Como na metodologia 6 Sigma nós utilizamos o método DMAIC, torna-se muito fácil utilizar esse gráfico. Basta seguirmos as 5 etapas desse método e definir em cada uma delas quais serão as principais entregas.

Vamos praticar?

Agora que você já aprendeu como definir a meta de um projeto 6 Sigma, que tal colocar a mão na massa? Separamos uma atividade prática incrível para você colocar todo o seu conhecimento obtido!

Como fazer um termo de abertura para o Projeto 6 Sigma?

Após ler esse artigo e fazer a nossa atividade, esperamos que você tenha alcançado o seu objetivo!

Para complementar o seu aprendizado, separamos um material exclusivo para que você já inicie os seus projetos no 6 Sigma!

Faça o download gratuito do nosso Termo de Abertura para um projeto Lean Seis Sigma, também chamado de Project Charter, um documento que formaliza o início de um projeto quando autorizado pelo patrocinador e/ou cliente.

Todas as informações estão contidas nele, como orçamento, prazo, premissas, riscos, principais entregas, equipe e descrição do objetivo do projeto.