Cansado de perder tempo? Aprenda a planejar uma reunião produtiva com o Design Thinking!

Está cansado de gastar horas e horas fazendo reuniões e não ver resultado? Ou mesmo, cansado de ficar tentando procurar uma maneira ideal para preparar uma reunião produtiva e não conseguir encontrar?

Seus problemas acabaram! Calma, isso não é uma propaganda de TV, é a apresentação da metodologia que vai mudar e otimizar as suas reuniões diárias de uma maneira que você nunca imaginou ser possível.

A metodologia a que estou me referindo é o Design Thinking, que foi desenvolvido baseado em como os designers pensam para solucionar problemas.

Quer saber como o Design Thinking irá te ajudar a fazer uma reunião produtiva, sem perda de tempo?

Então pegue aquela xícara de café e venha comigo aprender a otimizar o seu tempo e a produção da sua equipe através de excelentes reuniões.

Qual o impacto de uma reunião produtiva?

Antes de responder a esta pergunta, reflita um pouco sobre o que seria uma reunião produtiva para você.

Para mim, uma reunião produtiva é aquela que você faz com uma pauta de reunião bem definida, da qual os colaboradores saem com orientações claras do que precisam fazer e, além disso, não têm desperdício de tempo.

Agora, qual é o impacto de conseguir fazer uma reunião produtiva? O grande impacto será no resultado e na satisfação da sua equipe, afinal, se todos os participantes ficam satisfeitos, consequentemente, irão se empenhar mais em atingir os objetivos traçados.

Para você ter uma ideia de como reuniões improdutivas afetam a empresa e a equipe, trouxemos o resultado de uma pesquisa realizada pela Harvard sobre reuniões:

• As organizações realizam mais de 3 bilhões de reuniões por ano;
• Os executivos gastam de 40 a 50% de suas horas de trabalho - ou 23 horas por semana - em reuniões;
• 90% dos participantes da reunião admitem não prestar atenção no que está sendo falado;
• 73% reconhecem que fazem outro trabalho durante as reuniões;
• 25% das reuniões são gastas discutindo questões irrelevantes.

Além disso, durante a pandemia do Coronavírus, o dia de teletrabalho ficou mais longo: 48,5 minutos a mais, diariamente. Um grupo de pesquisadores, segundo a Exame, calcularam que o número de reuniões teve um aumento de 13% em comparação a vida antes da quarentena.

Agora, com esses dados, pense em como melhoraria muito o desempenho da sua equipe e, consequentemente, da sua empresa, se você conseguisse realizar reuniões produtivas, ou seja, que durem menos tempo e sejam mais eficientes.

E é exatamente isso que iremos aprender no próximo tópico! Está preparado para dar tchau para as reuniões improdutivas? Então segue a leitura!

Como cada etapa do Design Thinking se encaixa na preparação de uma reunião produtiva?

Basicamente, o processo do Design Thinking é baseado nos seguintes fundamentos:

• Definição do problema e pesquisa;
• Ideação;
• Criação do protótipo e replicação.

A seguir, iremos ver em detalhes como podemos aplicar cada etapa do Design Thinking na preparação e realização de reuniões produtivas.

Definição do problema e pesquisa

No Design Thinking, a pesquisa para a definição do problema é totalmente voltada para o usuário, que, neste caso, são as pessoas as quais irão participar da reunião.

Alguns questionamentos sugeridos pela Harvard para te ajudar nesta fase são:

1. Quem estará na sala e quais são suas necessidades?
2. Quem não estará na sala, mas será afetado pela reunião e quais são suas necessidades?
3. Em que cultura e ambiente mais amplos você está operando e quais são alguns dos desafios e oportunidades abrangentes?

E como você poderá obter essas respostas? É simples, basta conhecer a sua equipe e a necessidade de cada um.

É necessário que você procure estar por dentro de cada trabalho desempenhado pela equipe, pois assim você conseguirá saber suas necessidades e, desta forma, tornar a reunião mais direcionada e, consequentemente, produtiva.

Ideação

Agora que você já fez a sua pesquisa e sabe quais pontos da reunião precisam ser melhorados, a próxima etapa é fazer um quadro para a reunião.

Coloque no quadro os pontos críticos que precisam ser tratados. Isso ajudará você a manter o foco nos assuntos que realmente precisam ser analisados e conversados.

Muitas empresas têm os seus cronogramas de reuniões, mas esquecem de definir um objetivo para as mesmas, e isso é um dos maiores causadores de reuniões improdutivas.

Então, para fugir dessa cilada, é fundamental que você separe um tempo e elabore um quadro onde conste cada assunto importante que será tratado em cada reunião específica.

Além de ter uma reunião produtiva, sua equipe estará satisfeita, pois irão sentir que não estão jogando tempo fora em apenas mais uma reunião de rotina.

Criação do protótipo e replicação

Por fim, já com o quadro de assuntos importantes que precisam ser tratados pronto, está na hora de esquematizar como, de fato, será durante a reunião.

Nesta fase você pode deixar a sua criatividade aflorar, afinal, reuniões maçantes e cansativas se tornam improdutivas também, pois sua equipe não irá focar nos assuntos ali tratados.

Então, faça um projeto de reunião produtiva criativo, pense em algo que irá quebrar o gelo, seja uma dinâmica inicial para descontrair e gerar mais união na equipe, ou mesmo falar algo descontraído durante a reunião para prender a atenção dos seus colaboradores.

Feito isso, está na hora de testar! É importante que, neste momento, você não tenha medo de ser ousado e realmente testar a sua ideia.

Esse teste pode ser feito através da exposição da sua ideia para a equipe e, com isso, você pode coletar as opiniões de cada um e colocar em prática os pontos de melhoria que achar relevantes e agregadores no projeto.

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