Gestão de Tarefas: descubra o que é, como implementá-la na sua empresa e as ferramentas necessárias

A Gestão de Tarefas é capaz de proporcionar uma organização regrada na busca pela produtividade, otimizando o tempo e fazendo com que você tenha o melhor rendimento durante o dia a dia de trabalho.

Mesmo que use a sua memória, ou até uma agenda para ter uma organização em relação à atividades diárias, você precisa organizar as tarefasda melhor forma possível.

Afinal, sempre existe a possibilidade de esquecer algo, principalmente se você utiliza anotações físicas.

Dessa forma, isso pode ser evitado por meio da gestão de tarefas. Com ela todas as suas atribuições poderão ser realizadas dentro de um prazo estipulado, e de uma forma mais rápida, podendo ganhar mais tempo para descanso.

Por isso, este artigo vai abordar tudo que você deve saber para organizar as suas atividades da melhor forma possível, começando com a revisão de alguns conceitos:

• O que é uma tarefa?
• O que é a gestão de tarefas?
• Benefícios de uma boa gestão de tarefas para a empresa;
• Quem é o gestor de tarefas na empresa e qual é o seu papel?
• Funções de um gestor de tarefas;
• 5 dicas para gerenciar tarefas de equipes;
• 5 melhores ferramentas para a gestão de tarefas nas empresas;
• Aprimore as habilidades em gerenciamento de projetos.

O que é uma tarefa?

Uma tarefa é uma atividade, um compromisso ou um trabalho que precisa ser realizado. Geralmente, a tarefa pode ter um tempo predeterminado para a execução e procedimentos a serem seguidos.

Por exemplo, a maioria das pessoas teve a sua primeira tarefa ainda na infância, quando uma professora pedia um "dever de casa". Caso elas não fossem cumpridas, existiria uma consequência.

No ambiente profissional, a tarefa entregue dentro do prazo é muito importante, porque esta demanda pertence a um escopo de projeto. Isto é, a somatória de todas as tarefas serve para alcançar determinado objetivo com o projeto, como alavancar as vendas.

Ainda no exemplo da infância, a tarefa "dever de casa" pertence ao projeto "se formar", que só pode ser alcançada com a entrega de outras tarefas, como "entregar exercícios" e "passar na prova".

No âmbito profissional, isso poderia gerar um acúmulo de atividades, causando um grande transtorno para a sua agenda e também para a equipe envolvida no processo.

O que é a gestão de tarefas?

A gestão de tarefas busca organizar tudo o que precisa ser feito em cada processo da atividade em questão, sendo ela urgente ou não. Além disso, esse processo ajuda a controlar melhor os fluxos de trabalho.

Atualmente, ela é uma das principais aliadas aos gestores que tornaram empresa sinônimo de sucesso e conseguiram aumentar a produtividade da equipe. E para isso, é necessário saber como dividir as tarefas, estabelecer prazos e acompanhar o andamento delas.

“Aquilo que não é medido não é gerenciado”. Essa importante frase de Robert Kaplan e David Norton reflete o quão importante é você ter um modelo eficaz de gerenciamento das métricas de sua empresa. Nada melhor que inspirar-se na metodologia que as empresas que são referências globais nas suas respectivas áreas utilizam: OKR.
Nesse curso você aprenderá desde como estruturar esse sistema na sua empresa até como acompanhar o gerenciamento de forma efetiva e voltada para resultados. Além disso, você verá como alinhar o mindset da organização para um modelo de gerenciamento e criar metas que sejam SMARTs, ou seja, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.

Benefícios de uma boa gestão de tarefas para a empresa

Os benefícios da gestão de tarefas vão além da melhora de produtividade da sua empresa. Eles podem ser responsáveis por organizar processos e até mesmo, melhorar a comunicação interna de uma organização.

Alguns dos principais benefícios de uma boa gestão de tarefas nas empresas são:

• Facilidade na comunicação interna por ter me mãos as atividades do dia;
• O gestor consegue interferir com mais facilidade caso algo perca ou ganhe importância;
• Consegue evitar e até mesmo eliminar possíveis gargalos logísticos;
• Maior assiduidade nos prazos a serem cumpridos;
• Na ausência de um profissional, os colegas de equipe podem descobrir as demandas existentes de uma forma rápida e fácil, principalmente se a empresa fizer uso do GED;
• É possível ter maior controle do cotidiano da empresa;
• Acompanhamento de prazos de atividades em todos os setores internos.

Quem é o gestor de tarefas na empresa e qual é o seu papel?

O gestor de tarefas é o profissional responsável por delegar as tarefas para cada colaborador da empresa. Cabe a essa pessoa, organizar todas as tarefas que fazem parte dos projetos da empresa.

É o papel do gestor de tarefas garantir que todas as demandas sejam entregues dentro dos prazos estipulados e, sobretudo, impedir que os colaboradores fiquem sobrecarregados.

Vale ressaltar que, quando a gestão de tarefas é bem executada, o colaborador deixa de se sentir pressionado, deixando o que é do trabalho no trabalho.

Tipos de tarefas

Outro ponto que precisamos mencionar, são as funções que um gestor de tarefas precisa distribuir entre seus colaboradores.

Entre elas, podemos dizer que esse profissional é responsável por distribuir 4 tipos de atividades entre os funcionários em questão, podendo ser:

Tarefas emergenciais

Estas são as tarefas mais importantes. As tarefas emergenciais são aquelas inadiáveis, e precisam ser entregues o quanto antes. No geral, são tarefas que precisam de uma entrega excepcional, e que a prioridade acaba sendo maior do que as outras em andamento e não estavam no planejamento.

Tarefas urgentes

Ao contrário da tarefa emergencial, as urgentes têm um prazo apertado para ser entregue e, caso haja dificuldade na entrega, pode ser tornar urgente e obrigar mais colaboradores a resolvê-la. Geralmente estavam incluídas no projeto e por algum motivo tiveram suas entregas atrasadas ou necessitavam ser adiantadas.

Tarefas de prazo

A tarefa de prazo são as que possuem um cronograma bem definido para a entrega, sendo possível mover esforços da empresa em outras tarefas caso o prazo previsto não possa ser cumprido.

Tarefas planejadas

Tarefas planejadas são as mais desejadas por esse modelo de gestão, elas também possuem um cronograma bem definido porém com previsão de desvios e possíveis atrasos na sua execução. Existe um planejamento completo e elaborado para as tarefas planejadas.

5 dicas para gerenciar tarefas de equipes

A partir das 5 dicas a seguir, você conseguirá gerenciar as tarefas das equipes de uma forma mais organizada e, em poucas semanas, você já poderá sentir certa diferença dentro da empresa.

1. Explique a importância da Gestão de Tarefas

Ao explicar para os seus colaboradores a importância da gestão de tarefas e de como é fácil adotá-la no dia a dia, eles estarão mais engajados a seguir esse modelo de gestão e as ferramentas.

Desta maneira, os atrasos por parte da equipe serão reduzidos, podendo até se tornar inexistentes.

2. Defina as tarefas e crie um fluxograma

A segunda dica é definir as tarefas que devem ser realizadas, identificar qual é o tipo dessa atividade e delegar essas tarefas para os setores ou colaboradores responsáveis.

Por meio de um fluxograma, o gestor distribui as tarefas entre os colaboradores da empresa de uma forma mais ordenada, evitando qualquer surpresa por parte do profissional ao ser escolhido.

Ele deve ser exposto de uma forma que os envolvidos tenham acesso fácil a ele e possam ver quem está delegado para cada tarefa, adotando uma forma de gestão à vista.

3. Crie um cronograma

Por meio do cronograma você passa a ter um melhor controle das atividades a fazer da sua empresa, poderá ver quando um prazo estiver acabando e entender como está o andamento das atividades.

Caso você queira saber como fazer um cronograma no Excel visite nosso artigo e faça o download da nossa planilha gratuita clicando na imagem abaixo!

4. Faça reuniões

Busque ter uma conversa franca com todos os seus colaboradores. Apenas assim você tem uma certeza se as tarefas repassadas aos profissionais estão deixando-os sobrecarregados ou não.

Um forma de realizar isso é não abrir mão das reuniões para conferir o andamento das atividades.

5. Invista em qualificação

Hoje há inúmeras metodologias que tem como objetivo fazer uma gestão de projetos e de tarefas ainda mais ágil.

Uma delas é a partir do Scrum, essa metodologia sugere a divisão das tarefas em entregas menores e reuniões periódicas de acompanhamento do projeto.

Então, invista na qualificação da equipe e deixe todos alinhados com o modelo de gerenciamento proposto.

Quer começar agora?

Você entende qual é a importância da agilidade para a realização de uma gestão efetiva?

O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.

Quer saber como funciona a metodologia Scrum e entender como sua flexibilidade para se adaptar a diferentes exigências se dá por meio de entregas rápidas e com foco total nas exigências dos clientes?

Preparamos para você o curso de Introdução ao Agile Scrum para que você se desenvolva profissionalmente e ainda possa conhecer a nossa plataforma! É só usar o cupom BLOG100 e começar a se capacitar gratuitamente!

Esperamos você para estudar com a gente e depois publicar o certificado no LinkedIn, hein? Clique no botão abaixo e saiba mais a respeito!

5 melhores ferramentas para a gestão de tarefas nas empresas

Em sua maioria, o software de gestão é uma ferramenta que auxilia o gestor de tarefas na árdua missão de distribuir as tarefas, classificá-las nos tipos de tarefas e acompanhá-las ao longo dos dias.

Esses aplicativos podem ser acessados pelo celular a qualquer hora do dia, facilitando ainda mais quando o assunto é praticidade. Dessa forma, listamos alguns que podem ajudar na gestão de tarefas da sua equipe no dia a dia.

Trello

O Trello é um software de gestão gratuito que permite criar um projeto e destrinchá-lo em pequenas tarefas, cada uma com diferentes prazos e encarregados.

Outras opções adicionais para receber alertas de atrasos ou entregas no e-mail do colaborador e do gestor de tarefas, costumam ajudar a ter um acompanhamento em tempo real das atividades.

Asana

O Asana funciona de maneira próxima ao Trello e também é gratuito, no entanto, a ferramenta se destaca por ter um design mais arrojado.

Você pode criar um único projeto e fatiá-los em tarefas, pode distribuir as tarefas ao longo do mês em formato de calendário ou no formato de semana.

Google Agenda

A Google Agenda ou Google Calendar é uma ferramenta gratuita para administrar afazeres próprios.

Diferente da Asana ou do Trello, a Google Agenda é bem intuitiva: há um calendário que basta clicar no dia e preencher as opções.

Microsoft OneNote

O Microsoft OneNote trabalha de forma integrada com as ferramentas da Microsoft, dando bastante liberdade para organizar as suas tarefas da melhor forma em formato de blocos e acrescentar arquivos em formatos de Word e Excel.

Monday

Já o Monday, é uma ferramenta paga e que atua de forma completa. Por meio da plataforma, o gestor de tarefa consegue não só apenas gerenciar as tarefas, como monitorar tarefas de forma percentual, colaborar com tarefas dos demais colegas e até se comunicar com a sua em equipe dentro da própria plataforma.

Aprimore as habilidades em gerenciamento de projetos

O profissional do futuro precisa estar atento a uma das grandes características exigidas pelo mercado: a agilidade!

Para te ajudar nesse desafio, criamos a Formação de Especialistas em Gestão Ágil de Projetos, que une as práticas internacionalmente reconhecidas em Gerenciamento de Projetos e descritas no Guia PMBOK, até a metodologia mais utilizada no mundo para a Gestão Ágil de Projetos, o Scrum.

Ao realizar o curso, você será capaz de mesclar desenvolvimento ágil e preditivo em seus projetos; implementar uma cultura de agilidade em sua organização e, é claro, se tornar um Gerente de Projetos e um Especialista em Scrum reconhecido internacionalmente!

Clique na imagem abaixo e se inscreva na nossa Formação de Especialistas em Gestão Ágil de Projetos.